Regelbasierte Automatisierung

Regelbasierte Automatisierung arbeitet mit fest hinterlegten Bedingungen: Tritt Ereignis A ein und ist Bedingung B erfüllt, wird Aktion C ausgeführt. Die Regeln werden von Menschen festgelegt und bleiben unverändert, bis sie jemand ändert. Daraus folgt die wichtigste Eigenschaft: Bei gleicher Eingabe entsteht immer dasselbe Ergebnis, und jeder Schritt ist nachvollziehbar.

Im Handwerksbetrieb deckt dieser Ansatz einen großen Teil der sinnvollen Automatisierung ab. Beispiele: Wird ein Angebot versendet, erhält der Vorgang den Status offen und nach vierzehn Tagen ohne Rückmeldung erscheint eine Erinnerung. Übersteigt eine Eingangsrechnung einen festgelegten Betrag, geht sie zur Freigabe an die Geschäftsführung. Kommt eine Anfrage außerhalb der Bürozeiten, wird eine Eingangsbestätigung mit Rückrufhinweis versendet. Wird ein Stundenzettel bis Montagmittag nicht abgegeben, geht eine Erinnerung an den Kolonnenführer.

Wo KI ansetzt

Der Unterschied zu KI-gestützten Schritten liegt in der Art der Aufgabe. Regeln funktionieren, wenn die Eingaben strukturiert sind: ein Betrag, ein Datum, ein Status, ein Häkchen. Sie versagen bei unstrukturierten Inhalten, etwa dem Text einer Kundenmail oder dem Bild eines Lieferscheins. Dort kommen Modelle zum Einsatz, deren Ergebnis nicht garantiert reproduzierbar ist.

In der Praxis bewährt sich die Kombination. Der Ablauf bleibt regelbasiert, ein einzelner Schritt wird von einem Modell übernommen, und dessen Ergebnis wird wieder in eine strukturierte Form gebracht, mit der die Regeln weiterarbeiten können. So bleibt der Ablauf prüfbar, und die Unschärfe ist auf eine benannte Stelle begrenzt.

Regelbasierte Automatisierung hat außerdem den Vorteil, dass sie sich vollständig dokumentieren lässt. Wer nachvollziehen muss, warum ein Vorgang so und nicht anders behandelt wurde, findet die Antwort in der Regel selbst. Bei modellgestützten Schritten ist das aufwendiger und erfordert Protokollierung.

Vor dem Griff zu KI-Werkzeugen lohnt daher die Frage, ob eine Regel genügt. In vielen Fällen ist das der Fall, und die Lösung ist dann günstiger und stabiler. Die Abgrenzung hat auch eine Kostenseite. Eine Regel kostet nach der Einrichtung nichts je Vorgang, während modellgestützte Schritte bei jeder Ausführung abgerechnet werden, siehe nutzungsabhängige Abrechnung. Hinzu kommt der Prüfaufwand, denn maschinell erzeugte Inhalte gehen nicht ungelesen hinaus, siehe Prüfpflicht bei KI-Texten. Prüfen Sie deshalb bei jedem Vorhaben zuerst, ob sich der Schritt eindeutig beschreiben lässt. Oft hilft schon eine bessere Datenstruktur, etwa ein Anfrageformular mit Pflichtfeldern statt einer freien E-Mail, damit aus einem unklaren ein regelbarer Vorgang wird.