Systemauswahl

Systemauswahl bezeichnet das Vorgehen, mit dem ein Betrieb aus mehreren möglichen Lösungen eine auswählt. Ein tragfähiger Ablauf besteht aus fünf Schritten: Ist-Aufnahme der heutigen Abläufe, Erstellung eines Anforderungskatalogs, Vorauswahl von drei bis fünf Anbietern, strukturierter Anbietervergleich mit Vorführungen anhand eigener Beispiele, und abschließend eine Testphase mit den ein bis zwei verbliebenen Kandidaten.

Der häufigste Fehler im Handwerk ist der Einstieg über Produktvorführungen. Wer ohne eigene Anforderungen in Demotermine geht, bewertet das, was gezeigt wird, und übersieht, was fehlt. Vorführungen sollten deshalb anhand eines vorbereiteten Ablaufs stattfinden: ein typischer Auftrag des Betriebs von der Anfrage bis zur Rechnung, mit den eigenen Sonderfällen wie Regieleistungen, Abschlagszahlungen oder Wartungsverträgen.

Die Vorauswahl lässt sich mit wenigen Ausschlusskriterien treffen: Unterstützung des eigenen Gewerks, Verfügbarkeit der benötigten Schnittstellen, mobile Nutzung mit Offline-Fähigkeit, Betriebsmodell und Größenordnung der Kosten. Damit reduziert sich der Markt meist auf eine überschaubare Zahl.

Ein Beispiel aus einem SHK-Betrieb zeigt, worauf es im Test ankommt: Nicht die Rechnungsschreibung entscheidet, sondern der Wartungsvertrag mit wiederkehrenden Terminen, die Zuordnung von Geräten zu Objekten und die mobile Erfassung im Servicefall. Wird die Vorführung an einem einfachen Neubauauftrag durchgespielt, bleibt genau der Teil ungeprüft, der den Alltag bestimmt.

Eine verbreitete Fehlerquelle ist die Bewertung anhand einer langen Funktionsliste. Nahezu jede Software kann nahezu alles, die Frage ist, mit wie vielen Schritten. Aussagekräftiger als das Vorhandensein einer Funktion ist deshalb die Zahl der Eingaben für einen typischen Vorgang, gemessen an den eigenen Beispielen und bei jedem Anbieter identisch.

Bezug zur Digitalisierung

Die Auswahl bestimmt für viele Jahre, wie Daten im Betrieb fließen. Deshalb gehören strukturelle Kriterien vor Funktionsdetails: der durchgängige Datenfluss, die Offenheit für Anbindungen, der dokumentierte Datenexport beim Anbieterwechsel und die Kosten über mehrere Jahre als Total Cost of Ownership.

KI-Funktionen sind selten ein tragfähiges Auswahlkriterium für sich. Sie ändern sich schnell und werden von den meisten Anbietern nachgezogen. Aussagekräftiger ist, ob die Software die eigenen Daten sauber strukturiert erfasst, denn das ist die Voraussetzung dafür, dass Assistenzfunktionen später überhaupt brauchbare Ergebnisse liefern.

Zur Auswahl gehört außerdem die Prüfung der Datenübernahme aus dem bisherigen System. Welche Bestände übernommen werden können, in welcher Form und zu welchen Kosten, entscheidet häufig stärker über den Aufwand der Einführung als der Funktionsumfang. Diese Frage sollte vor Vertragsschluss schriftlich beantwortet sein, nicht danach.

Praktisch sollte die Entscheidung nicht allein von der Geschäftsführung getroffen werden. Wer die Software täglich bedient, erkennt Reibungspunkte, die in einer Präsentation nicht auffallen, und trägt die Einführung anschließend eher mit.