Stammdatenqualität

Stammdaten sind die dauerhaft gültigen Grunddaten eines Betriebs, im Unterschied zu Bewegungsdaten wie einzelnen Aufträgen oder Buchungen. Dazu gehören Kunden und Lieferanten, Artikel und Materialien mit Einkaufs- und Verkaufspreisen, Leistungspositionen mit Zeitansätzen, Mitarbeiter mit Qualifikationen und Stundensätzen sowie Objekte und Anlagen. Die Qualität lässt sich über Quoten messen: Anteil der Datensätze mit vollständigen Pflichtfeldern, Anteil der Artikel mit aktuellem Preis, Anteil der Kunden ohne Dublette. Ergänzend zählt das Alter des letzten Änderungsdatums, weil ein formal vollständiger, aber veralteter Datensatz ebenso zu Fehlern führt.

Die Auswirkungen zeigen sich sofort bei Angebot und Abrechnung. Ein SHK-Betrieb mit veralteten Einkaufspreisen kalkuliert Angebote zu niedrig und merkt es erst bei der Nachkalkulation. Ein Elektriker ohne gepflegte Leistungspositionen schreibt jeden Positionstext neu und weicht dabei jedes Mal leicht ab, was Auswertungen unmöglich macht. Ein Bauunternehmen mit uneinheitlicher Artikelbezeichnung kann Materialverbräuche über Projekte hinweg nicht vergleichen. Ein Dachdecker, dessen Kundenstamm Dubletten enthält, verliert die Historie eines Objekts, weil sie auf zwei Datensätze verteilt ist. Gepflegte Stammdaten sind damit die Voraussetzung dafür, dass Angebotserstellung und Abrechnung schnell und ohne Rückfragen laufen.

Ein häufiger Auslöser für Probleme ist der Systemwechsel. Bei der Migration in eine neue Handwerkersoftware werden Altbestände oft vollständig übernommen, einschließlich Dubletten, ausgelaufener Artikel und inaktiver Kunden. Der neue Bestand startet damit bereits belastet. Sinnvoll ist, vor der Übernahme zu entscheiden, welche Datensätze tatsächlich gebraucht werden, und den Rest zu archivieren statt zu übernehmen. Ebenso gehört zur Migration die Festlegung verbindlicher Erfassungsregeln, etwa für Artikelnummern, Kundennummern und Bezeichnungen. Wer diese Regeln erst nach dem Umstieg definiert, muss den Bestand ein zweites Mal bereinigen.

Wo KI ansetzt

KI-gestützte Werkzeuge erkennen Dubletten trotz abweichender Schreibweise, schlagen Kategorisierungen für Artikel vor und markieren Datensätze, deren Preise ungewöhnlich stark von vergleichbaren abweichen. Bei der Übernahme von Lieferantenkatalogen oder Preislisten kann OCR in Verbindung mit Sprachmodellen Positionen auslesen und zuordnen. Für jede Automatisierung im Betrieb gilt: Sie skaliert die vorhandene Stammdatenqualität, im Guten wie im Schlechten. Wer Angebote automatisiert erzeugen lässt, erzeugt bei schlechten Stammdaten schneller falsche Angebote.

Praktikabel ist ein fester Turnus statt einer einmaligen Aufräumaktion: Preise nach Lieferantenrundschreiben aktualisieren, Kundendaten beim nächsten Auftrag prüfen und eine jährliche Stichprobe über die wichtigsten Stammdatenarten ziehen, um den Ausgangswert zu ermitteln und zu verfolgen.