Systemliste KI

Eine Systemliste KI ist eine einfache Übersicht darüber, welche KI-gestützten Werkzeuge ein Betrieb tatsächlich einsetzt. Sie ist keine gesetzlich vorgeschriebene Urkunde, sondern ein Arbeitsmittel. Typische Spalten sind Name des Werkzeugs, Anbieter, Zweck im Betrieb, wer es nutzt, welche Daten hineingehen, ob personenbezogene Daten betroffen sind, ob ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung vorliegt und wer im Haus dafür zuständig ist. Sie beantwortet damit die Frage, die jeder Prüfung, Kundenanfrage und Aufräumaktion vorausgeht: Was nutzen wir eigentlich?

Diese Frage ist in Handwerks- und Baubetrieben schwerer zu beantworten, als sie klingt. KI kommt selten als bewusst eingekauftes Produkt ins Haus. Sie steckt als Zusatzfunktion in der Handwerkersoftware, in der Fotodokumentations-App, im Office-Paket, im Mailprogramm, in der Telefonanlage und in Werkzeugen, die einzelne Mitarbeiter privat entdeckt und mitgebracht haben. Ohne Übersicht arbeitet ein Betrieb mit einem Dutzend Systemen, von denen die Geschäftsführung drei kennt.

Was das im Betrieb bedeutet

Der Aufbau ist unaufwendig. Eine Tabelle genügt. Sinnvoll ist es, nicht mit einer Theorie zu beginnen, sondern mit einer Runde durch die Abteilungen: Büro, Kalkulation, Bauleitung, Lager, Personal. Gefragt wird nicht nach künstlicher Intelligenz, sondern danach, welche Programme, Apps und Onlinedienste im Alltag verwendet werden. Aus dieser Sammlung ergibt sich schnell, wo KI im Spiel ist.

Der Nutzen zeigt sich an mehreren Stellen. Bei Anfragen aus einer Präqualifikation oder von Industriekunden liegt die Antwort bereit. Für das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO ist die Liste die halbe Vorarbeit. Beim Ausscheiden eines Mitarbeiters ist erkennbar, welche Zugänge zu deaktivieren sind. Und bei Kostenkontrollen wird sichtbar, wo drei Werkzeuge dasselbe leisten.

Wichtig ist die Pflege. Eine Liste, die einmal erstellt und dann vergessen wird, führt in die Irre. Praktikabel ist eine Regel, nach der neue Werkzeuge vor der Einführung eingetragen werden, und ein fester Termin einmal jährlich, an dem der Bestand durchgesehen wird. Die verantwortliche Person für KI ist dafür der natürliche Ansprechpartner.

Hilfreich ist eine zusätzliche Spalte zur Kritikalität. Werkzeuge, die nur Textentwürfe erzeugen, brauchen wenig Aufmerksamkeit. Alles, was Kundendaten, Personalthemen oder verbindliche Aussagen berührt, gehört genauer betrachtet und mit einem Freigabeschritt versehen. So wird aus der Liste kein Selbstzweck, sondern eine Grundlage für Entscheidungen darüber, wo der Betrieb Aufwand investiert.

Für einen Heizungsbauer oder Tischler mit zwanzig Beschäftigten passt die Liste in der Regel auf eine Seite. Genau das ist der Maßstab: so ausführlich, dass sie Auskunft gibt, und so knapp, dass sie tatsächlich gepflegt wird.