KI-Frage in der Präqualifikation

Die Präqualifikation ist die vorgelagerte Prüfung der Eignung eines Unternehmens, bevor es sich an Vergabeverfahren beteiligt oder als Nachunternehmer gelistet wird. Neben Angaben zu Referenzen, Personal, Versicherung und Zertifikaten tauchen darin zunehmend Fragen zum Umgang mit künstlicher Intelligenz auf. Typisch sind Fragen danach, ob der Betrieb KI-Systeme einsetzt, wofür, ob es eine schriftliche Regelung gibt, wer verantwortlich ist und wie Ergebnisse geprüft werden.

Diese Fragen kommen nicht aus einer eigenen Vorschrift, sondern aus dem Bedürfnis der Auftraggeber, ihre eigene Lieferkette einschätzen zu können. Wer als Generalunternehmer gegenüber dem Bauherrn für die Dokumentation einsteht, will wissen, ob Bautagebuch und Aufmaß eines Nachunternehmers von Menschen geprüft werden. Ähnliche Fragen stellen Industriekunden bei Wartungsverträgen und öffentliche Auftraggeber bei Planungsleistungen.

Was das im Betrieb bedeutet

Der Aufwand ist überschaubar, wenn die Grundlagen vorhanden sind. Drei Unterlagen decken die meisten Fragebögen ab: eine Systemliste mit den eingesetzten Werkzeugen, Zweck und Anbieter, eine KI-Nutzungsrichtlinie mit Regeln zu Daten und Prüfung sowie die Benennung einer verantwortlichen Person. Dazu kommen bei Bedarf Belege über Unterweisungen und die Verträge mit den Anbietern.

Wichtig ist, die Antworten präzise zu halten. Wer angibt, keine KI einzusetzen, obwohl die Bau-App Fotos automatisch auswertet und das Büro Angebotstexte generieren lässt, riskiert einen Widerspruch, der bei einem späteren Audit auffällt. Umgekehrt ist es nicht nötig, jede Funktion aufzuzählen; eine Beschreibung nach Einsatzbereichen genügt in der Regel.

Manche Fragebögen enthalten Formulierungen, die aus dem Konzernumfeld stammen, etwa nach Modellvalidierung oder Bias-Tests. Für einen Betrieb, der ausschließlich eingekaufte Standardwerkzeuge nutzt, ist die zutreffende Antwort, dass er Betreiber und nicht Anbieter ist und dass diese Prüfungen beim Hersteller liegen. Diese Einordnung sollte klar benannt werden, statt Felder leer zu lassen.

Sinnvoll ist außerdem, die Unterlagen an einen festen Anlass zu koppeln, etwa an die jährliche Aktualisierung der übrigen Präqualifikationsnachweise. So bleibt die Systemliste aktuell, ohne dass jemand gesondert daran denken muss. Wer regelmäßig an Ausschreibungen teilnimmt, nimmt die Angaben zusätzlich in die Standardunterlagen auf, die ohnehin mitgeschickt werden. Kommen Fragen, die sich auf den konkreten Auftrag beziehen, etwa auf die Erstellung der Baudokumentation, lohnt eine projektbezogene Antwort statt eines allgemeinen Verweises.

Sinnvoll ist, die Antworten einmal sauber zu formulieren und als Textbaustein abzulegen, weil dieselben Fragen bei jedem Auftraggeber wiederkehren. Wie sich die Unterlagen zusammenstellen lassen, beschreibt der Ratgeber KI-Kompetenz nachweisen.