Technikerauslastung

Die Technikerauslastung setzt die verrechenbare Einsatzzeit ins Verhältnis zur bezahlten Arbeitszeit. Was dazwischen liegt — Fahrten, Rüstzeiten, Materialbeschaffung, Wartezeiten, Dokumentation — ist bezahlt, aber nicht direkt fakturierbar. Genau dieser Anteil entscheidet über die Wirtschaftlichkeit des Servicegeschäfts.

Im Handwerksalltag wird die Kennzahl selten sauber gemessen, weil die Zeiten nicht getrennt erfasst werden. Wo Fahrzeit in der Arbeitszeit verschwindet, bleibt unsichtbar, dass entfernte Kleinaufträge einen erheblichen Teil der Kapazität verbrauchen. Betriebe, die das zum ersten Mal auswerten, sind regelmäßig überrascht.

Bezug zur Digitalisierung

Voraussetzung für die Auswertung ist eine Zeiterfassung, die nach Tätigkeitsart trennt: Einsatz, Fahrt, Rüsten, Materialbeschaffung, Dokumentation. Ohne diese Trennung ist die Kennzahl nicht ermittelbar.

Drei Hebel verbessern die Auslastung messbar. Ferndiagnose vor der Anfahrt klärt, ob ein Einsatz überhaupt nötig ist und welches Ersatzteil mitmuss. Eine Disposition, die Einsätze geografisch bündelt, senkt die Fahrzeit. Und eine vollständige Anlagendokumentation im mobilen Zugriff verhindert zweite Anfahrten wegen fehlender Information.

Die Kennzahl sollte allerdings nicht isoliert betrachtet werden. Eine hohe Auslastung bei niedriger Erstlösungsquote bedeutet nur, dass viele Einsätze gefahren werden, ohne das Problem zu beheben. Erst beide Größen zusammen ergeben ein brauchbares Bild.

Wichtig für die Akzeptanz im Team: Die Kennzahl gehört auf Betriebsebene ausgewertet, nicht zur Bewertung einzelner Personen.

Ein Beispiel aus der Kältetechnik zeigt die Größenordnung: Ein Betrieb mit sechs Servicetechnikern erfasst Fahrten erstmals getrennt und stellt fest, dass ein Landkreis am Rand des Einzugsgebiets überdurchschnittlich viel Fahrzeit bindet, weil die Termine dort einzeln und über die Woche verstreut angefahren werden. Die Reaktion war keine Preiserhöhung, sondern ein fester Wochentag für dieses Gebiet. Dieselbe Logik trägt in der Elektrotechnik bei DGUV-V3-Prüfungen und im SHK-Bereich bei Heizungswartungen.

Abzugrenzen ist die Technikerauslastung vom allgemeinen Auslastungsgrad: Dieser bezieht sich auf die Kapazität des gesamten Betriebs oder einer Kolonne einschließlich Projektgeschäft, während die Technikerauslastung ausschließlich das Servicegeschäft betrachtet und die verrechenbare Zeit in den Mittelpunkt stellt. Wer beide Werte vermischt, vergleicht Zahlen, die auf unterschiedlichen Grundgesamtheiten beruhen.

Die häufigste Fehlerquelle liegt in der Erfassung selbst. Wenn Techniker die Fahrzeit pauschal dem Einsatz zuschlagen, weil das schneller geht, sieht die Auslastung im Bericht hoch aus, obwohl sich real nichts geändert hat. Die Folge sind Kalkulationen auf Basis geschönter Zahlen und Servicepauschalen, die die tatsächlichen Kosten nicht decken. Wirksam dagegen ist eine mobile Erfassung, in der Fahrt und Einsatz zwei getrennte, gleich schnell erreichbare Schaltflächen sind.

Für den Einstieg genügen drei Schritte: Tätigkeitsarten im Zeiterfassungssystem festlegen, die Erfassung über ein Quartal ohne Auswertungsdruck laufen lassen, danach die Verteilung je Auftragsart und Gebiet ansehen. Erst mit dieser Grundlage lohnt sich die Diskussion über Disposition, Ferndiagnose oder Gebietszuschnitt.