Testphase

Die Testphase ist der Zeitraum, in dem ein Betrieb eine Software vor der Entscheidung selbst erprobt. Sie unterscheidet sich von einer Produktvorführung dadurch, dass die eigenen Mitarbeitenden die Anwendung bedienen und eigene Vorgänge durchspielen. Anbieter stellen dafür üblicherweise einen befristeten Zugang bereit, teils kostenfrei, teils gegen ein Entgelt, das bei einem Vertragsabschluss angerechnet wird.

Damit die Phase aussagekräftig ist, braucht sie vorbereitete Testfälle. Sinnvoll sind die Vorgänge, die im Betrieb am häufigsten vorkommen oder heute die meisten Probleme machen: ein typisches Angebot mit den eigenen Leistungspositionen, eine Regieabrechnung, eine mobile Zeitbuchung mit anschließender Freigabe, eine Materialbuchung, ein Buchhaltungsexport und eine Auswertung, die tatsächlich gebraucht wird. Diese Fälle sollten sich aus dem Anforderungskatalog ableiten.

Ein häufiger Fehler ist, den Test allein von einer Person im Büro durchführen zu lassen. Gerade die mobile Nutzung entscheidet über die spätere Akzeptanz und muss auf einer echten Baustelle geprüft werden, einschließlich Bedienung mit Handschuhen, Lesbarkeit bei Sonnenlicht und Verhalten ohne Netzverbindung.

Zu klären ist vorab der zeitliche Rahmen. Ein Test von wenigen Tagen zeigt nur die Bedienoberfläche; belastbar wird die Erprobung erst, wenn ein vollständiger Vorgang vom Angebot bis zur Rechnung durchlaufen ist. Bei Betrieben mit monatlichen Abrechnungszyklen bedeutet das mehrere Wochen, die vor Beginn eingeplant und mit dem Anbieter vereinbart werden müssen.

Ebenso zu bedenken ist der Aufwand für die Beteiligten. Ein Test neben dem Tagesgeschäft wird erfahrungsgemäß nicht durchgeführt, sondern nur begonnen. Sinnvoll ist, den beteiligten Personen ausdrücklich Zeit zuzuweisen und den Umfang klein zu halten: wenige Testfälle, dafür vollständig und mit schriftlichem Ergebnis.

Bezug zur Digitalisierung

Der Test sollte mit möglichst realistischen Daten stattfinden, siehe Testphase mit echten Daten. Beispieldaten des Anbieters sind gepflegt und vollständig; die eigenen Bestände enthalten Dubletten, uneinheitliche Bezeichnungen und Sonderfälle. Erst damit zeigt sich, wie die Software im Alltag reagiert.

Ebenso gehören die zugesagten Schnittstellen in den Test. Was in einer Präsentation funktioniert hat, gilt als nicht geprüft. Ein durchlaufener Buchhaltungsexport mit anschließender Kontrolle beim Steuerberater ist aussagekräftiger als jede Funktionsliste.

Werden KI-Funktionen beworben, sollten sie an eigenen Unterlagen erprobt werden: eigene Lieferscheine auslesen, eigene Diktate umwandeln, eigene Angebotstexte erzeugen. Der Anteil der Ergebnisse, die ohne Korrektur übernehmbar sind, ist die aussagekräftigste Kennzahl. Zugleich ist zu klären, welche Daten dabei übermittelt werden.

Zu klären ist außerdem, was mit den während des Tests erfassten Daten geschieht. Wird der Anbieter nicht beauftragt, sollten die eingespielten Kunden-, Artikel- und Beschäftigtendaten gelöscht werden. Eine entsprechende Zusage gehört zur Vereinbarung über den Testzugang und sollte nicht erst nach der Absage angesprochen werden.

Praktisch sollten die Beobachtungen schriftlich festgehalten werden. Nach zwei Wochen und mehreren Anbietern verschwimmen die Eindrücke, und die Entscheidung fällt sonst nach Sympathie statt nach Eignung.