Schnittstellenprüfung

Die Schnittstellenprüfung ist die systematische Klärung, welche Verbindungen zwischen der geplanten Software und den übrigen eingesetzten Systemen bestehen. Zu jeder Verbindung gehören vier Angaben: welche Daten übertragen werden, in welche Richtung, wie häufig, und wer die Schnittstelle betreut, wenn sie ausfällt. Ohne diese Klärung entstehen Erwartungen, die sich im Betrieb nicht erfüllen.

Für Handwerksbetriebe sind vor allem vier Verbindungen relevant: die Übergabe an die Buchhaltung oder den Steuerberater, häufig über eine DATEV-Schnittstelle, die Lieferantenanbindung an den Großhandel, die Übergabe der Zeitdaten an die Lohnabrechnung sowie der Austausch von Ausschreibungs- und Aufmaßdaten über GAEB und REB. Hinzu kommt die E-Rechnung im Verkehr mit öffentlichen und zunehmend auch gewerblichen Auftraggebern.

Die entscheidende Frage lautet, was genau unter einer Schnittstelle verstanden wird. Der Begriff wird sowohl für eine automatische, laufende Übertragung verwendet als auch für einen manuellen Dateiexport, den jemand hochlädt. Beides kann sinnvoll sein, unterscheidet sich im Alltag aber erheblich. Ebenso ist zu klären, welche Felder übertragen werden: Ein Buchhaltungsexport ohne Kostenstellen ist für die Auswertung nach Aufträgen wertlos.

Ein Beispiel für eine unterschätzte Anforderung ist die Lohnschnittstelle. Übergeben werden nicht nur Stundensummen, sondern je nach Tarif auch Zuschläge, Auslösen, Fahrzeiten und Abwesenheitsarten. Wird nur die Gesamtstundenzahl übertragen, bleibt die Nacharbeit in der Lohnabrechnung bestehen, und der erhoffte Nutzen entfällt. Zu klären ist deshalb nicht, ob eine Schnittstelle besteht, sondern welche Lohnarten sie transportiert.

Ebenso relevant ist die Richtung des Datenflusses. Eine Verbindung, die Daten nur exportiert, hilft nicht, wenn Rückmeldungen aus dem Zielsystem benötigt werden, etwa Zahlungsinformationen aus der Buchhaltung für die Offene-Posten-Überwachung. Diese Rückrichtung fehlt in der Praxis häufiger, als die Beschreibung vermuten lässt.

Bezug zur Digitalisierung

Schnittstellen sind die Voraussetzung für einen durchgängigen Datenfluss, wenn nicht alle Prozesse in einem System liegen. Sie sind zugleich die häufigste Störquelle, weil an jeder Verbindung zwei Anbieter beteiligt sind. Bei einem Release-Wechsel auf einer Seite kann die Verbindung ausfallen, und die Zuständigkeit ist dann oft strittig.

Deshalb gehört zur Prüfung auch die Frage nach der Zuständigkeit im Störungsfall und danach, ob die Schnittstelle vom Hersteller gepflegt wird oder von einem Dritten stammt. Letzteres bedeutet einen zusätzlichen Vertragspartner.

Zu dokumentieren ist außerdem, wer die Schnittstelle im Betrieb kennt. Verbindungen laufen jahrelang unauffällig und fallen erst bei einer Änderung aus. Wenn die einzige Person, die den Ablauf kennt, den Betrieb verlässt, entsteht ein Stillstand in genau dem Moment, in dem er am teuersten ist. Eine knappe schriftliche Beschreibung je Schnittstelle gehört deshalb in die Verfahrensdokumentation.

Praktisch sollte jede zugesagte Schnittstelle in der Testphase mit echten Daten durchlaufen werden, einschließlich Sonderfällen wie Gutschriften, Storno und Fremdwährung, sofern relevant. Was nur in der Präsentation funktioniert hat, gilt als nicht geprüft.