Anforderungskatalog

Der Anforderungskatalog ist eine geordnete Liste der Funktionen und Eigenschaften, die eine Software für einen bestimmten Betrieb erfüllen soll. Üblich ist eine Gliederung nach Prozessbereichen wie Angebot, Auftrag, Baustelle, Rechnung und Auswertung sowie eine Kennzeichnung jeder Zeile als Muss-, Soll- oder Kann-Anforderung. Ergänzt wird der Katalog um nichtfunktionale Punkte: Betriebsart, Datenhaltung, Verfügbarkeit, Support und Datenschutz.

Im Handwerksbetrieb entsteht der Katalog typischerweise vor einer Neuanschaffung oder einem Systemwechsel. Er zwingt dazu, die eigenen Abläufe zu beschreiben, bevor über Produkte gesprochen wird. Ein Sanitärbetrieb formuliert dann etwa, dass Wartungsverträge mit Fälligkeiten geführt, Serviceaufträge mobil abgeschlossen und Materialentnahmen dem Auftrag zugeordnet werden müssen. Solche Sätze sind prüfbar, während allgemeine Formulierungen wie “moderne Oberfläche” keine Auswahlentscheidung stützen.

Bewährt hat sich, jede Anforderung an einen realen Vorgang zu binden. Statt “Zeiterfassung” steht im Katalog, dass ein Monteur die Zeit auf der Baustelle ohne Netzverbindung buchen kann und die Zuordnung zum Auftrag später automatisch synchronisiert wird. Aus solchen Sätzen lassen sich später Testfälle für die Testphase ableiten.

Zu unterscheiden sind Anforderungen an die Funktion von Anforderungen an den Betrieb der Lösung. Zur zweiten Gruppe gehören Verfügbarkeit, Sicherung, Wiederherstellungszeiten, Reaktionszeiten bei Störungen und die Frage, wer im Betrieb Ansprechpartner ist. Diese Punkte tauchen in Produktvorführungen kaum auf, entscheiden aber im laufenden Betrieb über die Zufriedenheit.

Bezug zur Digitalisierung

Der Katalog ist die Stelle, an der Betriebe festlegen, wie durchgängig ihre Prozesse werden sollen. Wer hier die benötigten Schnittstellen zu Steuerberater, Großhandel und Lohnbuchhaltung benennt, vermeidet spätere Insellösungen. Ebenso gehören Anforderungen an den Datenexport beim Anbieterwechsel hinein, damit die Abhängigkeit vom Hersteller begrenzt bleibt.

Auch KI-gestützte Funktionen lassen sich als Anforderung formulieren, etwa die automatische Texterstellung für Angebotspositionen oder die Erkennung von Lieferscheinen per OCR. Wichtig ist, dabei das erwartete Ergebnis zu beschreiben und nicht die Technologie. Formulierungen wie “Belegdaten werden vorbelegt und vor der Buchung freigegeben” bleiben auch dann gültig, wenn sich das zugrunde liegende Verfahren ändert.

Ein Beispiel aus einem Dachdeckerbetrieb: Als Muss-Anforderung wird formuliert, dass Aufmaßdaten von der Baustelle ohne Netzverbindung erfasst und später übertragen werden. Diese eine Zeile scheidet mehrere Anbieter aus, obwohl deren Funktionslisten vollständig wirken.

Praktisch reicht für kleinere Betriebe eine Tabelle mit 40 bis 80 Zeilen. Entscheidend ist nicht der Umfang, sondern dass die Muss-Anforderungen wirklich unverzichtbar sind. Wird alles zur Pflicht erklärt, verliert der Katalog seine Steuerungswirkung im Anbietervergleich.