Auftragsquote

Die Auftragsquote, auch Erfolgsquote oder Trefferquote genannt, misst den Anteil der Angebote, die zu einem Auftrag führen. Berechnet wird sie als Verhältnis beauftragter zu abgegebenen Angeboten, wahlweise nach Anzahl oder nach Auftragswert. Beide Betrachtungen sind sinnvoll und führen zu unterschiedlichen Aussagen, weil wenige große Aufträge das Bild nach Wert stark verändern.

Ihre Aussagekraft entsteht im Zusammenhang. Eine sehr hohe Quote deutet häufig darauf hin, dass zu günstig angeboten wird; eine sehr niedrige darauf, dass die Preisstellung nicht zum Markt passt oder dass Angebote zu spät kommen. Aussagekräftig wird die Kennzahl erst in der Unterteilung nach Auftragsart, Kundengruppe und Größenklasse. Häufig zeigt sich dabei, dass ein Betrieb in einem Segment regelmäßig gewinnt und in einem anderen fast nie, ohne dass das bewusst wahrgenommen wurde.

Wichtig ist die Verbindung mit dem Deckungsbeitrag. Eine hohe Quote bei unauskömmlichen Preisen ist wirtschaftlich schlechter als eine niedrige Quote bei tragfähigen Preisen.

Zu klären ist, was als Angebot gezählt wird. Ein telefonisch genannter Richtpreis, ein Kostenvoranschlag und ein vollständiges Angebot unterscheiden sich in Aufwand und Verbindlichkeit erheblich. Werden alle drei gleich gezählt, schwankt die Quote mit der Erfassungspraxis. Sinnvoll ist eine Trennung, weil sich daran auch der Aufwand je gewonnenem Auftrag ablesen lässt.

Zu bedenken ist der Zeitversatz. Angebote für größere Vorhaben werden teils Monate nach Abgabe beauftragt. Wird die Quote je Kalendermonat gebildet, entsteht ein verzerrtes Bild, weil Zuschläge und Abgaben aus unterschiedlichen Zeiträumen stammen. Aussagekräftig ist die Betrachtung nach Abgabejahrgang eines Angebots.

Bezug zur Digitalisierung

Voraussetzung der Auswertung ist, dass Angebote mit Status geführt werden: offen, beauftragt, abgelehnt, mit Angabe des Grundes. Diese Pflege unterbleibt in vielen Betrieben, und damit fehlt jede Grundlage für die Kennzahl.

Sind die Daten vorhanden, zeigen Auswertungen Zusammenhänge, die aus dem Bauchgefühl nicht erkennbar sind: der Einfluss der Bearbeitungsdauer auf den Erfolg, die Wirkung von Angebotsvarianten, Unterschiede zwischen Kundengruppen. Sprachmodelle werten die Absagegründe aus Freitext aus und fassen wiederkehrende Muster zusammen.

Ein zweiter Ansatzpunkt ist das Nachfassen. Systeme erinnern an Angebote, die nach einer festgelegten Frist unbeantwortet sind, und erzeugen den Entwurf einer Nachfassnachricht. Der Effekt auf die Quote ist in der Praxis größer als der jeder Preisanpassung.

Ein Beispiel aus einem Malerbetrieb: Bei Privatkunden entscheidet häufig die Schnelligkeit, bei Ausschreibungen fast ausschließlich der Preis. Eine gemeinsame Quote über beide Segmente führt zu der falschen Schlussfolgerung, der Betrieb sei generell zu teuer.

Praktischer Hinweis: Erfassen Sie zu jeder Absage den Grund in wenigen Worten. Ohne diese Angabe zeigt die Kennzahl nur, dass etwas nicht funktioniert, aber nicht, was zu ändern ist.