Cloud-Software

Cloud-Software wird nicht auf betriebseigenen Rechnern installiert, sondern auf der Infrastruktur des Anbieters betrieben und über Browser oder App genutzt. Der Anbieter verantwortet Betrieb, Sicherung und Aktualisierung, der Betrieb zahlt in der Regel eine nutzungsabhängige Gebühr. Der Gegenbegriff ist die On-Premise-Installation auf eigener Hardware.

Für Handwerksbetriebe ist die Cloud vor allem wegen der Baustelle interessant: Monteure greifen mit Tablet oder Smartphone auf Aufträge zu, Fotos landen unmittelbar im richtigen Vorgang, und das Büro sieht Zeitbuchungen am selben Tag. Ein eigener Server mit Fernzugriff, Sicherung und Wartung entfällt, was in kleineren Betrieben ohne IT-Personal ein realer Vorteil ist.

Die Kehrseite ist die Abhängigkeit von der Verbindung. In Kellern, Rohbauten und ländlichen Gebieten ist Mobilfunk unzuverlässig, weshalb die Offline-Fähigkeit der mobilen Anwendung ein zentrales Auswahlkriterium ist. Zu prüfen sind außerdem Verfügbarkeitszusagen, Wartungsfenster und das Verhalten bei Ausfall des Anbieters.

Zu unterscheiden ist echte Cloud-Software von einer über Fernzugriff bereitgestellten Anwendung. Im zweiten Fall läuft ein herkömmliches Programm auf einem Server des Anbieters und wird als Bildschirmsitzung übertragen. Das funktioniert im Büro, ist auf der Baustelle aber unbrauchbar, weil die Bedienung an Maus und Tastatur gebunden bleibt und ohne stabile Verbindung sofort abbricht. Wer eine mobile Nutzung erwartet, sollte diesen Unterschied vor Vertragsschluss klären.

Bei den Kosten ist der Zuschnitt der Lizenzen zu beachten. Abgerechnet wird meist je Nutzer und Monat, teils gestaffelt nach Funktionsumfang. In Betrieben mit gewerblichen Mitarbeitern, die nur Zeiten buchen und Fotos ablegen, entscheidet die Frage, ob es dafür eine günstigere Zugangsart gibt, spürbar über die Gesamtkosten. Ebenso zu klären sind Mindestlaufzeit und Kündigungsfrist.

Bezug zur Digitalisierung

Datenschutzrechtlich ist der Cloud-Betrieb eine Auftragsverarbeitung nach DSGVO. Erforderlich sind ein Auftragsverarbeitungsvertrag, Klarheit über den Verarbeitungsort und ein Eintrag im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten. Für steuerlich relevante Daten kommen Aufbewahrungs- und Zugriffspflichten hinzu, die auch bei Cloud-Betrieb erfüllt sein müssen.

Die meisten KI-Funktionen in Handwerkersoftware setzen Cloud-Betrieb voraus, weil die Modelle beim Anbieter oder einem Unterauftragnehmer laufen. Für den Betrieb ist deshalb zu klären, welche Daten dabei übermittelt werden, ob eine Verarbeitung außerhalb der EU stattfindet und ob Eingaben zum Training verwendet werden. Diese Angaben gehören in die Datenschutzprüfung eines Anbieters.

Ein Beispiel aus einem Dachdeckerbetrieb: Aufmaße und Fotos entstehen auf dem Dach ohne verlässliche Mobilfunkverbindung. Arbeitet die App lokal weiter und überträgt später, ist der Ablauf tragfähig. Verlangt sie dagegen eine dauerhafte Verbindung, entstehen halb erfasste Vorgänge, die im Büro nachgearbeitet werden müssen.

Praktisch sollte vor der Entscheidung geklärt werden, wie ein Betrieb an seine Daten kommt, wenn der Vertrag endet. Ein dokumentierter Datenexport in Standardformaten ist der wirksamste Schutz gegen Abhängigkeit, unabhängig vom Betriebsmodell.