Datenexport beim Anbieterwechsel

Der Datenexport beim Anbieterwechsel ist die Übergabe aller im System gespeicherten Betriebsdaten an den Kunden, in einer Form, die sich außerhalb der Software lesen und weiterverarbeiten lässt. Dazu zählen Stamm- und Bewegungsdaten ebenso wie Anhänge: Kunden, Artikel, Angebote, Aufträge, Rechnungen, Zeitbuchungen, Wartungsverträge, Baustellenfotos und PDF-Dokumente.

Im Handwerk wird dieser Punkt regelmäßig zu spät geklärt. Gekündigt wird, wenn die Unzufriedenheit groß genug ist, und erst danach zeigt sich, dass der Export nur eine PDF-Sammlung ohne Struktur liefert oder dass Fotos ausschließlich innerhalb der App abrufbar sind. Ein Betrieb, der zehn Jahre Aufträge im System hat, verliert damit die Grundlage für Nachkalkulation, Gewährleistungsauskünfte und Wartungshistorien.

Sinnvoll ist, den Export bereits im Vertrag zu regeln: Welche Datenbereiche werden ausgegeben, in welchem Exportformat, innerhalb welcher Frist, zu welchen Kosten, und wie lange bleibt nach Vertragsende ein Lesezugriff bestehen. Maschinenlesbare Formate wie CSV, XML oder ein dokumentiertes Datenbankabbild sind auswertbar, ein Stapel PDF-Dateien nur eingeschränkt.

Zu prüfen ist neben dem Umfang die Struktur. Ein Export, der zwar alle Datensätze enthält, aber die Verknüpfungen zwischen ihnen verliert, ist nur eingeschränkt brauchbar. Entscheidend ist, dass erkennbar bleibt, welche Zeitbuchung zu welchem Auftrag, welches Foto zu welchem Bautagebucheintrag und welcher Beleg zu welcher Rechnung gehört. Diese Beziehungen sind der eigentliche Wert des Datenbestands.

Zu klären ist außerdem, wer den Export durchführt und was er kostet. Manche Anbieter geben Standardformate ohne Aufwand heraus, andere behandeln den Export als kostenpflichtige Dienstleistung mit mehrwöchiger Vorlaufzeit. Beides sollte vor Vertragsschluss geregelt sein, weil die Verhandlungsposition nach der Kündigung deutlich schlechter ist.

Bezug zur Digitalisierung

Je stärker Prozesse in einem System zusammenlaufen, desto größer wird der Verlust bei einem unvollständigen Export. Das betrifft besonders Betriebe mit angebundener Zeiterfassung, Materialwirtschaft und Belegarchiv. Aufbewahrungspflichtige Unterlagen müssen unabhängig vom Anbieter über die gesamte Aufbewahrungsfrist les- und auswertbar bleiben, was bei Cloud-Lösungen eine eigene Sicherungsstrategie erfordert.

Auch bei KI-Funktionen stellt sich die Frage nach dem Verbleib. Angereicherte Daten wie Klassifizierungen von Belegen oder erzeugte Textbausteine sollten im Export enthalten sein. Modelle selbst wandern nicht mit, wohl aber die Daten, auf denen sie gearbeitet haben.

Ein Beispiel aus einem SHK-Betrieb mit Wartungsgeschäft: Der Wert liegt in der Anlagenhistorie, also in der Zuordnung von Anlage, Standort, Wartungsterminen und getauschten Bauteilen über Jahre. Geht diese Verknüpfung beim Export verloren, beginnt der Betrieb im neuen System mit einer Kundenliste ohne Vorgeschichte.

Praktisch empfiehlt sich, den Export nicht erst bei der Kündigung zu testen, sondern einmalig während des laufenden Vertrags. Ein Probeexport zeigt innerhalb weniger Stunden, ob die Daten vollständig und lesbar sind, und lässt sich als Sicherung aufbewahren.