Exportformat

Das Exportformat beschreibt die technische Struktur, in der eine Software Daten ausgibt. Unterschieden wird zwischen maschinenlesbaren Formaten wie CSV, XML oder JSON, die sich automatisiert weiterverarbeiten lassen, und Ausgabeformaten wie PDF, die für die Anzeige gedacht sind. Für die Weiterverwendung ist dieser Unterschied entscheidend: Ein PDF-Stapel dokumentiert, ein CSV-Export lässt sich importieren und auswerten.

Im Bauwesen und Handwerk gibt es zusätzlich fachliche Austauschformate. GAEB dient dem Austausch von Leistungsverzeichnissen zwischen Auftraggeber und Bieter, REB regelt Aufmaßdaten, IFC ist das offene Format im BIM-Umfeld, und für die E-Rechnung sind XRechnung und ZUGFeRD maßgeblich. Diese Formate sind standardisiert, sodass Daten zwischen Systemen verschiedener Hersteller ausgetauscht werden können.

Bei betriebseigenen Daten wie Kunden, Artikeln und Auftragshistorien existiert kein branchenweiter Standard. Hier gibt jeder Anbieter eine eigene Struktur aus. Umso wichtiger ist, dass der Export dokumentiert ist: Welche Felder enthält eine Datei, wie hängen die Dateien zusammen, wie sind Verweise zwischen Datensätzen abgebildet, und werden Anhänge wie Fotos und PDF-Dokumente mit einem Bezug zum Datensatz ausgegeben.

Zu unterscheiden ist der Export einzelner Auswertungen vom vollständigen Datenexport. Fast jede Software kann eine Liste als Tabelle ausgeben; das ist etwas anderes als die Herausgabe des gesamten Bestands mit allen Beziehungen und Anhängen. Wer beim Anbieter nach Exportmöglichkeiten fragt, sollte deshalb ausdrücklich den vollständigen Bestand ansprechen und sich eine Beispieldatei zeigen lassen.

Zu bedenken sind Feinheiten, die beim Import Probleme machen. Führende Nullen in Artikel- und Kundennummern gehen in Tabellenkalkulationen verloren, Datumsangaben werden je nach Einstellung anders interpretiert, und Beträge mit Tausendertrennzeichen werden als Text gelesen. Solche Fehler fallen erst auf, wenn im Zielsystem Summen nicht stimmen.

Bezug zur Digitalisierung

Das Exportformat bestimmt die Wechselfähigkeit eines Betriebs. Es sollte deshalb bereits im Anforderungskatalog benannt und im Vertrag geregelt werden, nicht erst beim Anbieterwechsel. Ebenso relevant ist es für Auswertungen: Wer Daten in eine Tabellenkalkulation oder ein Auswertungswerkzeug übernehmen will, braucht strukturierte Ausgaben.

Für KI-Anwendungen gilt dasselbe. Ein Modell kann nur mit dem arbeiten, was strukturiert vorliegt. Aus einem PDF lassen sich Werte zwar per OCR auslesen, das ist aber fehleranfälliger und aufwendiger als ein sauberer Datenexport. Wer Auswertungen oder Assistenzfunktionen auf eigenen Daten plant, sollte deshalb früh auf offene Formate achten.

Ein Beispiel aus einem Zimmereibetrieb: Die Auftragshistorie mehrerer Jahre soll für die Kalkulation ausgewertet werden. Liegt sie als Tabelle mit Auftrag, Position, Stunden und Material vor, ist die Auswertung eine Frage von Stunden. Liegt sie als PDF-Sammlung vor, findet sie faktisch nicht statt.

Praktisch genügt ein einfacher Test: Einmal exportieren, die Datei in einer Tabellenkalkulation öffnen und prüfen, ob Umlaute, Trennzeichen, Datumsformate und Beträge korrekt ankommen. Diese vier Punkte verursachen die meisten Probleme.