Mobile Zeiterfassung

Mobile Zeiterfassung beschreibt die Erfassung der Arbeitszeit über ein Smartphone oder Tablet, das ein Beschäftigter bei sich trägt, statt über ein fest installiertes Terminal am Betriebshof. Der Begriff bezeichnet damit ein Erfassungsmedium, keine Zuordnungslogik: Ob die erfasste Zeit anschließend einer Baustelle, einem Auftrag oder nur dem Tag insgesamt zugeordnet wird, ist eine davon unabhängige Frage.

Im Bau- und Handwerksbetrieb ist mobile Erfassung meist die praxisnähere Wahl, weil Beschäftigte selten am Betriebshof beginnen und enden. Ein Dachdecker fährt direkt zur Baustelle, ein Kundendienstmonteur springt zwischen mehreren Einsätzen am Tag. Mit mobiler Erfassung wird die Arbeitszeit am tatsächlichen Ort des Geschehens gebucht, statt sie am Abend aus dem Gedächtnis zu rekonstruieren. Das unterscheidet sie von der klassischen Kommen-Gehen-Erfassung, die an einem festen Ort stattfindet.

Technisch entscheidend ist der Umgang mit fehlender Netzverbindung. In Kellern, Rohbauten und ländlichen Gebieten ist kein durchgängiger Empfang gegeben; eine Anwendung muss Buchungen deshalb lokal speichern und später synchronisieren können. Ebenso zu klären ist die Gerätefrage: Werden private Smartphones genutzt, sind Regelungen zur Trennung privater und dienstlicher Daten erforderlich, und die Nutzung kann nicht ohne Weiteres verlangt werden. Betriebseigene Geräte vermeiden diesen Konflikt.

Wo KI ansetzt

KI kann mobile Erfassung entlasten, indem sie auf Basis von Standort und hinterlegten Projekten automatisch die passende Baustelle vorschlägt, sodass die Auswahl nicht jedes Mal manuell aus einer langen Liste erfolgen muss. Auch die Auswertung der erfassten Daten profitiert: Unplausible Buchungen, etwa doppelte Einträge oder fehlende Pausen, lassen sich automatisch markieren, bevor sie ins Büro gehen.

Datenschutzrechtlich ist zu beachten, dass mobile Geräte häufig auch Standortdaten erfassen können. Eine dauerhafte Ortung der Beschäftigten wäre unverhältnismäßig; zulässig ist allenfalls eine anlassbezogene, auf die Arbeitszeit begrenzte Standorterfassung mit klarer Information der Betroffenen. Näheres dazu regelt der Beitrag zum Datenschutz bei Standortdaten.

Datenschutzrechtlich gilt, dass für die Zeiterfassung selbst keine dauerhafte Ortung erforderlich ist. Eine fortlaufende Standortverfolgung von Beschäftigten ist regelmäßig unverhältnismäßig; zulässig ist allenfalls eine auf die Arbeitszeit begrenzte, transparent geregelte und auf das Notwendige beschränkte Verwendung von Standortdaten. Besteht ein Betriebsrat, greift die Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Wird ein externer Anbieter eingesetzt, ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag erforderlich.

Für Betriebe mit wechselnden Einsatzorten, etwa im SHK-Bereich oder bei Elektrikern, reduziert mobile Zeiterfassung den Verwaltungsaufwand spürbar, weil die Übertragung von Papier ins System entfällt. Bei der Auswahl eines Werkzeugs lohnt ein Blick auf Offline-Fähigkeit, denn Baustellen haben nicht immer verlässlichen Mobilfunkempfang.