Geräteeinsatz dokumentieren

Geräteeinsatz zu dokumentieren bedeutet, für jede Maschine festzuhalten, auf welcher Baustelle sie an welchem Tag über welchen Zeitraum eingesetzt war. Betroffen sind Bagger, Radlader, Hebebühnen, Kompressoren, Kernbohrgeräte, Trocknungsgeräte, Gerüste und Container ebenso wie kleinere Ausstattung, die zwischen Baustellen wandert.

Der Nutzen liegt auf drei Ebenen. Abrechnung: Geräteleistungen und Vorhaltezeiten sind bei Regie- und Nachtragsarbeiten vergütungsrelevant und müssen belegt sein. Kalkulation: Nur wer weiß, wie viele Einsatztage eine Maschine tatsächlich hatte, kann Gerätekosten realistisch in die Baustellengemeinkosten einrechnen. Instandhaltung: Betriebsstunden sind die Bezugsgröße für Wartungsintervalle und wiederkehrende Prüfungen.

In der Praxis fehlt diese Dokumentation häufig ganz. Geräte werden mitgenommen, wo sie gebraucht werden, und niemand weiß am Monatsende, wo der Bautrockner steht. Verlust und Doppelbeschaffung sind die unmittelbaren Folgen, unpräzise Kalkulation die mittelbare.

Zu klären ist, wer bucht. Wird die Erfassung dem Büro übertragen, entsteht sie aus Erinnerung und ist regelmäßig unvollständig. Wird sie den Kolonnen übertragen, muss der Vorgang wenige Sekunden dauern, sonst unterbleibt er. Die Verantwortung sollte deshalb dort liegen, wo das Gerät bewegt wird, und der Buchungsvorgang auf Scannen und Bestätigen beschränkt bleiben.

Zu unterscheiden ist zwischen Einsatzzeit und Vorhaltezeit. Ein Gerüst, das drei Wochen steht, aber nur an fünf Tagen genutzt wird, verursacht Kosten über den gesamten Zeitraum. Wer nur die Nutzung erfasst, unterschätzt die Gerätekosten der Baustelle und kalkuliert das nächste vergleichbare Objekt zu knapp.

Bezug zur Digitalisierung

Der einfachste Weg ist die Erfassung im Bautagesbericht, ergänzt um eine Auswahlliste des Gerätestamms. Mit QR-Code oder Etikett am Gerät genügt ein Scan beim Ein- und Ausbuchen. Telematiksysteme melden Standort und Betriebsstunden größerer Maschinen automatisch.

Auswertende Verfahren verbinden diese Daten mit Auftrag und Aufmaß und zeigen, welche Geräte tatsächlich ausgelastet sind, welche über Wochen ungenutzt vorgehalten werden und wo Miete günstiger wäre als Eigentum. Aus Betriebsstunden und Störungsmeldungen lassen sich zudem Wartungen vorausschauend planen, statt auf den Ausfall zu warten.

Ein Beispiel aus dem GaLaBau: Ein Minibagger wechselt innerhalb einer Woche über drei Baustellen. Ohne Buchung landen die Kosten pauschal auf dem größten Auftrag, und die beiden kleineren erscheinen in der Nachkalkulation profitabler, als sie waren. Die Fehlsteuerung zeigt sich erst, wenn der Betrieb gezielt kleine Aufträge annimmt, weil sie vermeintlich gut laufen.

Praktischer Hinweis: Beginnen Sie mit den zehn teuersten und den zehn am häufigsten verlegten Geräten. Eine vollständige Erfassung des gesamten Bestands scheitert erfahrungsgemäß an der Pflege, eine gezielte Erfassung der relevanten Geräte nicht.