Grenzen der Automatisierung

Jede Automatisierung stößt an Grenzen. Sie liegen dort, wo ein Ablauf eine Beurteilung verlangt, die sich nicht in Regeln fassen lässt, wo eine Entscheidung Haftungsfolgen auslöst oder wo Ausnahmefälle so häufig sind, dass die Pflege der Regeln mehr Aufwand verursacht als die manuelle Bearbeitung.

Im Handwerks- und Bauumfeld sind diese Grenzen gut erkennbar. Ein Aufmaß lässt sich digital erfassen, die Beurteilung, ob eine Leistung abnahmefähig ist, nicht. Eine Eingangsrechnung lässt sich automatisch auslesen und zuordnen, ob eine Nachtragsforderung berechtigt ist, entscheidet der Bauleiter. Ein Terminvorschlag lässt sich automatisch erzeugen, ob eine Notdienstanfrage sofort ein Fahrzeug bindet, hängt von Umständen ab, die kein System kennt.

In der Zimmerei zeigt sich dasselbe an der Abbundvorbereitung: Positionen aus dem Modell lassen sich in Listen überführen, die Entscheidung über Holzqualität oder den Ersatz eines gerissenen Balkens fällt auf der Baustelle. Im Gerüstbau lässt sich eine Freigabe digital dokumentieren und verteilen, erteilt wird sie von der befähigten Person nach eigener Inaugenscheinnahme.

Nicht zu verwechseln sind echte Grenzen mit vorübergehenden Hindernissen. Fehlende Datenqualität, uneinheitlich benannte Baustellen oder eine ungeordnete Ablage lassen einen Ablauf scheitern, obwohl er grundsätzlich geeignet wäre. In solchen Fällen liegt die Lösung nicht in einem anderen Werkzeug, sondern in der Ordnung davor. Wer Stammdaten bereinigt und die Benennung vereinheitlicht, verschiebt die Grenze ein Stück, ohne zusätzliche Software zu benötigen.

Wo KI ansetzt

KI-Werkzeuge verschieben die Grenze, sie beseitigen sie nicht. Sie können unstrukturierte Eingaben verarbeiten und dadurch Abläufe erschließen, die früher an der Erfassung scheiterten. Was sie nicht liefern, ist Verantwortung. Wer ein Ergebnis nach außen gibt, steht dafür ein, unabhängig davon, wie es entstanden ist, siehe Verbindlichkeit KI-erstellter Schreiben.

Eine zweite Grenze ergibt sich aus der Datenlage. Automatisierung kann nur mit dem arbeiten, was im System steht. Wissen, das nur im Kopf des Meisters existiert, etwa dass ein bestimmter Kunde grundsätzlich einen Rückruf statt einer Mail erwartet, fehlt in der Regel. Solche Sonderfälle sind der häufigste Grund, warum automatisierte Abläufe im Betrieb wieder abgeschaltet werden.

Drittens gibt es rechtliche Grenzen. Entscheidungen über Beschäftigte, Auswertungen mit Bezug auf einzelne Personen und verbindliche Erklärungen gegenüber Auftraggebern gehören nicht in einen vollautomatischen Ablauf, siehe automatisierte Entscheidung über Beschäftigte.

Abzugrenzen sind die Grenzen der Automatisierung von der Teilautomatisierung. Diese beschreibt die bewusste Aufteilung eines Ablaufs in maschinelle und menschliche Schritte und ist die übliche Antwort auf eine erkannte Grenze. Wer die Grenze stattdessen durch immer feinere Regeln zu verschieben versucht, erhöht meist nur den Pflegeaufwand.

Praktisch hilft es, beim Entwurf eines Ablaufs die Ausnahmen zuerst zu betrachten. Wenn ein Ablauf in neun von zehn Fällen durchläuft, ist die Frage, was im zehnten Fall passiert, entscheidend für seinen Wert.