KI-Antwort verkürzen

Eine KI-Antwort zu verkürzen bedeutet, ein zu ausführliches Ergebnis auf den Kern zu bringen. Sprachmodelle neigen dazu, Einleitungen, Wiederholungen und allgemeine Hinweise einzubauen, die in einem betrieblichen Dokument nichts verloren haben. Die Kürzung geschieht entweder direkt in der Anweisung, indem eine Länge vorgegeben wird, oder nachträglich durch eine Folgeanweisung an das Modell.

Im Handwerksbetrieb ist das ein Dauerthema. Eine E-Mail an einen Kunden, die drei Bildschirmseiten füllt, wird nicht gelesen. Ein Bautagebucheintrag mit ausschweifenden Formulierungen erschwert später das Nachvollziehen des Bauablaufs. Eine WhatsApp-Nachricht an den Monteur muss in vier Zeilen sagen, was zu tun ist. Typische Anweisungen sind: Fasse in maximal fünf Sätzen zusammen. Gib nur die offenen Punkte als Liste aus. Streiche alle Höflichkeitsfloskeln und beginne direkt mit dem Sachverhalt.

Wo KI ansetzt

Wirksamer als eine pauschale Bitte um Kürze ist eine harte Vorgabe. Eine Zeichen- oder Satzzahl, eine feste Anzahl Stichpunkte oder ein vorgegebenes Ausgabeformat begrenzen den Text zuverlässiger als das Wort “kurz”. Ebenso hilft es zu benennen, was auf keinen Fall wegfallen darf, etwa Termin, Adresse, Ansprechpartner und Auftragsnummer. Sonst kürzt das Modell genau die Angaben heraus, die im Betrieb gebraucht werden.

Kürzen ist außerdem eine Qualitätsprüfung. Was sich streichen lässt, ohne dass Inhalt verloren geht, war Füllmaterial. Bleibt nach der Kürzung fast nichts übrig, hatte der ursprüngliche Text wenig Substanz, und die Ursache liegt meist in einer zu dünnen Anweisung. Wer Angaben zu Objekt, Gewerk und Auftragsstand mitgibt, bekommt einen Text, der kürzer und trotzdem gehaltvoller ist.

Ein Beispiel aus dem Trockenbau: Aus einem ausführlichen Ausführungshinweis für die Kolonne bleibt am Ende eine Zeile je Arbeitsschritt, ergänzt um Raumnummer und Aufbau. Fällt beim Straffen die Angabe zur Untergrundvorbereitung heraus, wird auf einem ungeeigneten Untergrund weitergearbeitet, und die Nacharbeit kostet mehr als der eingesparte Lesevorgang.

Vorsicht ist geboten, wenn Sachverhalte gekürzt werden, die eine Rechtsfolge auslösen können. Behinderungsanzeigen, Mängelrügen, Fristsetzungen oder Nachtragsankündigungen verlieren durch eine sportliche Kürzung schnell ihre Aussagekraft. Solche Schreiben gehören vor dem Versand in die fachliche Prüfung, siehe Prüfpflicht bei KI-Texten.

Praktisch bewährt sich eine feste Formulierung, die im Betrieb für alle gilt, etwa: sachlich, ohne Einleitung, maximal 120 Wörter, Termine und Beträge unverändert übernehmen. Diese Zeile lässt sich als Prompt-Vorlage hinterlegen und spart bei jedem Text die Diskussion über die Länge. Prüfen Sie nach jeder Kürzung, ob Termin, Adresse, Auftragsnummer und Betrag unverändert geblieben sind. Diese Angaben fallen beim Straffen am ehesten heraus, und ihr Fehlen fällt erst auf, wenn der Kunde nachfragt.