Verbindlichkeit KI-erstellter Schreiben

Die Verbindlichkeit KI-erstellter Schreiben beantwortet eine einfache Frage: Bindet ein Angebot den Betrieb auch dann, wenn der Text von einem Sprachmodell entworfen wurde? Die Antwort ist ebenso einfach. Eine KI ist kein Rechtssubjekt und gibt keine eigenen Erklärungen ab. Wer ein Schreiben unter dem Briefkopf des Betriebs versendet, gibt eine Erklärung des Betriebs ab. Wie der Text zustande kam, ist für den Empfänger nicht erkennbar und für die Bindungswirkung ohne Bedeutung.

Für Handwerks- und Baubetriebe hat das handfeste Folgen. Ein Angebot mit einem zu niedrigen Preis, eine Terminzusage, die im Bauablauf nicht zu halten ist, eine Aussage zu einer Gewährleistung, die so nicht vereinbart war, oder eine technische Auskunft, die fachlich falsch ist: In all diesen Fällen hilft der Hinweis, das habe die KI so geschrieben, nicht weiter. Ein Angebot, das der Kunde annimmt, kommt als Vertrag zustande.

Was das im Betrieb bedeutet

Die praktische Konsequenz ist die Trennung zwischen Entwurf und Dokument. Ein KI-Ergebnis ist ein Entwurf, nichts weiter. Erst durch die Prüfung und Freigabe eines Menschen wird daraus ein Schreiben des Betriebs. Dieser Schritt sollte benannt und erkennbar sein, etwa dadurch, dass Angebote und verbindliche Schreiben nur von bestimmten Personen versendet werden.

Besondere Aufmerksamkeit verdienen die Stellen, an denen Sprachmodelle typischerweise fehlerhaft arbeiten. Sie ergänzen fehlende Angaben plausibel, nennen Preise, die nicht aus der Kalkulation stammen, erfinden Normbezeichnungen und formulieren Fristen, die niemand geprüft hat. Bei einem Angebotsentwurf sind daher Preise, Mengen, Termine und Leistungsabgrenzung die Prüfpunkte, nicht der freundliche Einleitungssatz.

Zu klären ist außerdem die Automatisierung. Wenn ein Werkzeug Antworten auf Anfragen selbstständig versendet, etwa aus einem Kontaktformular oder über einen Telefonassistenten, entsteht ein größeres Risiko als bei manuellem Versand. Solche Abläufe sollten auf unverbindliche Inhalte begrenzt bleiben: Eingangsbestätigung, Terminvorschlag, Rückrufankündigung. Preise und Zusagen gehören nicht in einen automatischen Versand.

Aus dem gleichen Grund gehört die Ablage dazu. Was versendet wurde, muss im Dokumentenmanagement auffindbar sein, mit Datum und Bearbeiter. Wenn Entwürfe nur im Chatverlauf eines einzelnen Mitarbeiters liegen, lässt sich Monate später nicht mehr rekonstruieren, welche Fassung tatsächlich zum Kunden ging. Genau diese Frage entscheidet im Streitfall über den Inhalt der Vereinbarung.

Sinnvoll ist ein Standardhinweis in Angeboten, der Bindefrist und Kalkulationsgrundlage benennt, wie er ohnehin üblich ist. Für Bauunternehmen und Ausbaugewerke ändert der Einsatz von KI an dieser Praxis nichts, er macht sie nur wichtiger, weil mehr Text in kürzerer Zeit entsteht.