KI-Assistent

Ein KI-Assistent ist ein Programm, das auf einem Sprachmodell aufsetzt und im Dialog Aufgaben erledigt. Der Nutzer beschreibt in normaler Sprache, was er braucht, der Assistent liefert einen Textentwurf, eine Zusammenfassung, eine Übersetzung oder eine strukturierte Auswertung. Vom KI-Agenten unterscheidet er sich dadurch, dass er auf Zuruf antwortet und in der Regel keine Handlungsketten selbstständig ausführt.

Im Handwerks- und Baubetrieb liegt der Nutzen in den Aufgaben rund um die eigentliche Leistung. Aus Stichpunkten von der Baustelle entsteht ein Bautagebucheintrag. Eine mehrseitige Ausschreibung wird auf die Positionen heruntergebrochen, die das eigene Gewerk betreffen. Aus einer Sprachnotiz des Bauleiters wird ein Besprechungsprotokoll. Ein Absageschreiben an einen Bewerber, eine Terminbestätigung, die Antwort auf eine Google-Bewertung: All das sind Textarbeiten, die abends im Büro liegen bleiben und die ein Assistent in Minuten als Entwurf liefert.

Abzugrenzen ist der Assistent von der Branchensoftware. Diese führt Daten und Vorgänge, der Assistent formuliert und ordnet ein. Wer beides verwechselt, erwartet Auskünfte über Auftragsstände, die ohne Anbindung an die Fachanwendung gar nicht vorliegen können, und hält das Ergebnis anschließend für unbrauchbar.

Wo KI ansetzt

Die Qualität hängt an drei Dingen. Erstens am Kontext: Wer Objektadresse, Gewerk, Auftragsnummer und den bisherigen Schriftverkehr mitgibt, bekommt einen brauchbaren Entwurf statt eines Textbausteins. Zweitens an der Anweisung, also am Prompt, der Rolle, Zielgruppe, Länge und Tonfall festlegt. Drittens an der Anbindung an eigene Unterlagen: Assistenten, die über retrieval-gestützte Antworten auf die firmeneigenen Dokumente zugreifen, liefern deutlich verlässlichere Ergebnisse als solche, die nur aus dem Trainingswissen schöpfen.

Rechtlich ist der Betrieb beim Einsatz solcher Werkzeuge in aller Regel Betreiber und nicht Anbieter im Sinne der KI-Verordnung. Wer Kundendaten in das Chatfenster eingibt, braucht eine Geschäftsversion mit Auftragsverarbeitungsvertrag und sollte die Nutzung der Eingaben für das Modelltraining abschalten. Eine schriftliche KI-Nutzungsrichtlinie klärt im Team, welche Daten hinein dürfen und welche nicht.

Praktisch bewährt sich, den Assistenten als Zuarbeiter zu behandeln. Jedes Ergebnis ist ein Entwurf, der von einer fachkundigen Person geprüft wird, bevor er das Haus verlässt. Beginnen Sie mit zwei oder drei wiederkehrenden Textaufgaben, halten Sie die funktionierenden Anweisungen als Vorlagen fest und weiten Sie erst dann aus. So entsteht Routine, ohne dass sich niemand mehr für den Inhalt verantwortlich fühlt. Halten Sie außerdem fest, welcher Assistent für welche Aufgabe genutzt wird. Sonst arbeiten drei Personen mit drei Werkzeugen, und niemand kann sagen, wo betriebliche Daten gelandet sind. Wer den Assistenten wechselt, sollte die bewährten Anweisungen mitnehmen, denn sie sind die eigentliche Arbeitsleistung und nicht das Werkzeug selbst.