KI-Kosten pro Monat

Die monatlichen KI-Kosten eines Betriebs setzen sich aus mehreren Blöcken zusammen. Erstens die Lizenzen: Geschäftsversionen von Sprachmodell-Diensten werden meist pro Nutzer und Monat abgerechnet. Zweitens verbrauchsabhängige Entgelte, wenn Anwendungen über eine API angebunden sind und nach Token abgerechnet werden, siehe nutzungsabhängige Abrechnung. Drittens Zusatzmodule in der vorhandenen Branchensoftware. Viertens der Aufwand für Einrichtung, Schulung und laufende Pflege, der oft übersehen wird, obwohl er im ersten Jahr den größten Posten bilden kann.

Im Handwerksbetrieb entsteht die Kostenfrage konkret bei der Nutzerzahl. Braucht jeder Monteur einen Zugang, oder reichen Büro, Bauleitung und Kalkulation? Häufig genügt eine kleine Zahl von Vollzugängen, während die Baustelle über eine App auf klar umrissene Funktionen zugreift, etwa Diktat und Fotodokumentation. Ein KI-Telefonassistent wird dagegen typischerweise nach Gesprächsminuten oder Gesprächszahl abgerechnet, was die Kosten an das Anfrageaufkommen koppelt.

Eine häufig übersehene Position ist der Aufwand für die Pflege der Anbindungen. Ändert der Softwareanbieter eine Schnittstelle, muss die Verbindung angepasst werden, und diese Arbeit fällt unabhängig von der Lizenzgebühr an. Wer sie einkalkuliert, vermeidet die Überraschung, dass ein günstiges Werkzeug im zweiten Jahr teurer ausfällt als im ersten.

Wo KI ansetzt

Für eine belastbare Rechnung braucht es zwei Zahlen aus dem eigenen Betrieb: den Aufwand, der heute für die betroffene Tätigkeit anfällt, und den Aufwand danach. Beides lässt sich über wenige Wochen mitschreiben, etwa Stunden für Angebotserstellung, Berichtswesen oder Telefonannahme. Erst daraus wird ersichtlich, ob sich ein Werkzeug rechnet, siehe Amortisation eines KI-Projekts. Pauschale Einsparversprechen von Anbietern taugen dafür nicht, weil die Ausgangslage jedes Betriebs verschieden ist.

Kostentreiber sind vor allem ungenutzte Lizenzen und unklare Zuständigkeiten. Werden Zugänge für alle bestellt und dann von dreien genutzt, entsteht ein dauerhafter Posten ohne Gegenwert. Ebenso wächst bei verbrauchsabhängigen Modellen die Rechnung, wenn Abläufe unbemerkt in Schleifen laufen. Ein monatlicher Blick auf Nutzerzahl und Verbrauch gehört deshalb zur Pflege dazu.

Sinnvoll ist ein begrenztes Budget für den Einstieg, gebunden an ein Pilotprojekt mit klarem Zeitraum. Prüfen Sie am Ende, welche Zugänge tatsächlich genutzt wurden, und kündigen Sie konsequent, was liegen geblieben ist. Für die Förderfähigkeit von Beratungs- und Einführungskosten lohnt vorab der Blick auf Programme wie die BAFA-Förderung, da sich der Zuschuss nur bei rechtzeitiger Antragstellung nutzen lässt. Sinnvoll ist außerdem, die Kosten dem Vorgang zuzuordnen, für den sie anfallen. Erst wenn erkennbar ist, welcher Anwendungsfall welchen Betrag verursacht, lässt sich entscheiden, was ausgebaut und was eingestellt wird. Vereinbaren Sie zudem, wer neue Zugänge bestellen darf. Ohne diese Festlegung wachsen die Abonnements schneller als der Nutzen.