Leasing von IT

Beim Leasing überlässt ein Leasinggeber dem Betrieb Hardware oder Software zur Nutzung gegen laufende Raten. Das Eigentum verbleibt beim Leasinggeber; am Vertragsende steht je nach Gestaltung Rückgabe, Verlängerung oder Kauf. Wirtschaftlich ersetzt Leasing eine Investition durch laufenden Aufwand.

Für Handwerksbetriebe ist das im IT-Bereich zunehmend relevant, weil Geräte auf Baustellen stark beansprucht werden und der Erneuerungszyklus kurz ist. Tablets, robuste Smartphones, Notebooks und mobile Drucker werden häufig geleast, teils zusammen mit Wartung, Austauschservice und Mobilfunkvertrag im Paket.

Steuerlich hängt die Behandlung von der Vertragsgestaltung ab. Beim üblichen Operating-Leasing sind die Raten Betriebsausgaben; bei Verträgen, die wirtschaftlich einem Kauf entsprechen, kann eine Zurechnung zum Betrieb erfolgen mit der Folge, dass aktiviert und abgeschrieben wird. Die Einordnung im Einzelfall gehört zum Steuerberater.

Ein Beispiel aus dem Baustellenalltag zeigt, wann Leasing sinnvoll ist: Tablets im Rohbau haben eine deutlich kürzere Lebensdauer als Bürogeräte. Ein Vertrag mit Austauschservice bei Beschädigung verlagert dieses Risiko und macht die Kosten planbar. Ohne solche Regelung entstehen unvorhergesehene Ersatzbeschaffungen, und ein defektes Gerät bedeutet, dass eine Kolonne wieder auf Papier erfasst.

Ebenso zu prüfen sind die Rückgabebedingungen. Verlangt der Vertrag einen bestimmten Zustand, sind Gebrauchsspuren aus dem Baustelleneinsatz ein realistischer Kostenfaktor am Vertragsende. Ebenso ist zu klären, wie die auf den Geräten gespeicherten betrieblichen Daten vor der Rückgabe sicher gelöscht werden.

Bezug zur Digitalisierung

Förderrechtlich ist Leasing der kritische Punkt. Zuschussprogramme fördern in der Regel Investitionen, also die Anschaffung eines Wirtschaftsguts. Leasingraten zählen häufig zu den nicht förderfähigen laufenden Kosten und sind damit ausgeschlossen. Wer eine Förderung anstrebt, sollte die Finanzierungsform deshalb vor der Antragstellung klären und nicht danach.

Dasselbe gilt für Cloud-Software im Abonnement, die wirtschaftlich vergleichbar wirkt: Es entsteht kein Wirtschaftsgut, sondern eine dauerhafte Nutzungsgebühr. Einrichtung, Anpassung, Datenmigration und Schulung können dagegen auch bei Abonnementmodellen förderfähig sein, sofern sie getrennt ausgewiesen sind.

Bei der Entscheidung zwischen Kauf, Leasing und Abonnement sollte die Gesamtbetrachtung über mehrere Jahre entscheiden, nicht die monatliche Rate. Zu berücksichtigen sind Laufzeit, Restwert oder Rückgabebedingungen, Kosten bei Beschädigung, die Bindung an einen Anbieter und die Frage, was bei einem Systemwechsel mit den Daten geschieht.

Vertraglich ist außerdem auf die Laufzeit im Verhältnis zur technischen Nutzungsdauer zu achten. Ein Vertrag, der über den sinnvollen Einsatzzeitraum hinausläuft, bindet den Betrieb an Geräte, die den Anforderungen nicht mehr genügen. Umgekehrt führen sehr kurze Laufzeiten zu hohen Raten und häufigen Umstellungen im Betrieb.

Bei knapper Liquidität kann ein zinsgünstiges Förderdarlehen wie der KfW-Digitalisierungskredit die günstigere Alternative zum Leasing sein, weil das Wirtschaftsgut dann im Betrieb entsteht und ein Zuschuss möglich bleibt.