Nicht förderfähige laufende Kosten

Als nicht förderfähige laufende Kosten gelten in vielen Zuschussprogrammen alle Ausgaben, die dauerhaft und wiederkehrend anfallen: Softwareabonnements, Wartungs- und Supportverträge, Lizenzgebühren nach dem ersten Jahr, Leasingraten, Mieten, Telekommunikationsgebühren und interne Personalkosten. Gefördert wird der Einstieg in eine Lösung, nicht ihr Betrieb.

Diese Abgrenzung trifft Digitalisierungsvorhaben besonders, weil sich das Marktmodell verschoben hat. Wo früher eine Lizenz gekauft wurde, wird heute ein Abonnement abgeschlossen. Der Anteil der einmaligen Kosten an einem Vorhaben sinkt damit, und genau dieser Anteil ist der förderfähige.

Für Handwerksbetriebe folgt daraus eine nüchterne Rechnung. Ein Angebot über die Einführung einer Branchensoftware kann zu einem erheblichen Teil aus monatlichen Nutzungsgebühren bestehen. Förderfähig sind dann typischerweise die Einrichtung, die Anpassung an den Betrieb, die Übernahme der Altdaten und die Schulung. Was davon anerkannt wird, steht in der jeweiligen Richtlinie; manche Programme rechnen Nutzungsgebühren für einen begrenzten Anfangszeitraum an.

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Betrieb führt eine mobile Zeiterfassung ein. Das Angebot enthält Einrichtung, Übernahme der Mitarbeiterstammdaten, eine Schulung sowie eine monatliche Gebühr je Nutzer. Förderfähig sind typischerweise die drei einmaligen Positionen, nicht die laufende Gebühr. Wird alles als Gesamtpaket ausgewiesen, ist diese Trennung im Nachhinein nicht mehr möglich.

Ebenso zu beachten ist die Behandlung von Hardware. Tablets und Endgeräte werden in manchen Programmen anerkannt, wenn sie zwingend für die geförderte Lösung erforderlich sind, in anderen ausgeschlossen. Eine Anschaffung auf Verdacht, in der Annahme einer späteren Anerkennung, ist deshalb riskant und sollte vorab abgestimmt werden.

Bezug zur Digitalisierung

Die praktische Konsequenz ist die Kostenartentrennung im Angebot. Positionen sollten einzeln ausgewiesen sein, damit der förderfähige Anteil bestimmbar ist. Ein Paketpreis führt dazu, dass die Bewilligungsstelle im Zweifel den gesamten Betrag als laufende Kosten einordnet.

Ein zweiter Punkt betrifft die Entscheidungslogik. Eine Förderung senkt die Einstiegskosten, nicht die Betriebskosten der folgenden Jahre. Deshalb sollte die Wirtschaftlichkeit eines Systems über mehrere Jahre gerechnet werden, einschließlich Gebühren, Support, Schulung neuer Mitarbeitender und dem internen Pflegeaufwand. Ein System, das sich nur mit Zuschuss trägt, trägt sich nicht.

Ein dritter Punkt ist die Vertragsgestaltung. Wer eine Förderung anstrebt, sollte die Finanzierungsform vorab klären. Leasing und Abonnementmodelle sind häufig ausgeschlossen, während Kauf und einmalige Dienstleistungen anerkannt werden.

Für die Angebotsanforderung folgt daraus eine einfache Vorgabe an den Anbieter: getrennte Positionen für Einrichtung, Anpassung, Datenübernahme, Schulung, Hardware und laufende Nutzung, jeweils mit eigenem Betrag. Anbieter erfüllen diese Bitte in der Regel ohne Weiteres, wenn sie vor Angebotserstellung geäußert wird.

Vor Antragstellung lohnt die Rückfrage bei der Bewilligungsstelle, wie eine konkrete Position bewertet wird. Diese Auskunft ist deutlich weniger aufwendig als eine Kürzung im Verwendungsnachweis.