Leistungsverzeichnis analysieren

Ein Leistungsverzeichnis zu analysieren bedeutet, die darin enthaltenen Positionen, Mengen und Vorbemerkungen systematisch auszuwerten, um daraus ein belastbares Angebot zu kalkulieren. Dazu gehört auch, auf Bedarfspositionen, Alternativpositionen und Besonderheiten in den Vorbemerkungen zu achten, die den späteren Preis beeinflussen können.

Im Handwerksbetrieb bedeutet das bei umfangreichen Leistungsverzeichnissen mit vielen Positionen erheblichen Zeitaufwand für den Bauleiter oder Kalkulator. Werden einzelne Positionen bei der manuellen Durchsicht übersehen, fehlt später ein Preis für eine tatsächlich geforderte Leistung, was im schlechtesten Fall zu Nachfragen oder Nachkalkulationen während der Ausführung führt. Bei einem Rohbauunternehmen, das ein Leistungsverzeichnis mit vielen ähnlich klingenden, aber technisch unterschiedlichen Positionen prüft, reicht schon eine flüchtige Lesart aus, um zwei vermeintlich gleiche Positionen zu verwechseln und dadurch falsch zu kalkulieren.

Besondere Aufmerksamkeit verdienen Positionen mit unsicheren Mengen sowie Bedarfs- und Alternativpositionen, weil sie in der Wertung anders behandelt werden als die Hauptpositionen und im Bauverlauf erheblich abweichen können. Ein Abgleich der Positionszahl mit vergleichbaren früheren Projekten deckt außerdem fehlende Leistungsteile auf.

Bezug zur Digitalisierung

KI kann Leistungsverzeichnisse strukturiert einlesen, Positionen kategorisieren und auffällige oder unklare Formulierungen markieren, was die manuelle Durchsicht spürbar beschleunigt, insbesondere bei Dateien im GAEB-Format. Ergänzend liefert das Ausschreibungstexte auswerten eine Einschätzung, welche Anforderungen aus dem übrigen Vergabetext zusätzlich für die Kalkulation relevant sind, etwa geforderte Nachweise oder Vertragsbedingungen.

Die KI-gestützte Auswertung ersetzt dabei nicht die fachliche Prüfung durch eine erfahrene Person, sie beschleunigt sie. Auf der so vorbereiteten Grundlage lässt sich die eigentliche Kalkulation aus Vergabeunterlagen zügiger und mit weniger Übertragungsfehlern erstellen.

Betriebe, die diese Vorprüfung fest in ihren Ablauf integrieren, etwa als ersten Schritt direkt nach Erhalt der Vergabeunterlagen, verschaffen sich damit auch früher Klarheit darüber, ob überhaupt genügend Zeit und Kapazität für eine vollständige Kalkulation bleibt. Das erleichtert die Entscheidung, ob eine Teilnahme an der Ausschreibung realistisch verfolgt werden sollte oder ob die Kapazitäten besser für ein anderes Verfahren eingesetzt werden.

Betriebe, die mehrere Ausschreibungen gleichzeitig prüfen, profitieren zusätzlich davon, ihre Analyse in einer einheitlichen Struktur festzuhalten, etwa mit klar getrennten Spalten für Position, Menge, Besonderheit und offene Fragen. So lassen sich verschiedene Leistungsverzeichnisse leichter miteinander vergleichen, und es wird schneller sichtbar, welches Verfahren angesichts der eigenen Kapazitäten und Stärken am aussichtsreichsten erscheint, bevor viel Zeit in eine vollständige Kalkulation investiert wird, die am Ende möglicherweise gar nicht zum Zuschlag führt.