Lizenzkosten

Lizenzkosten sind das Entgelt für das Recht, eine Software zu nutzen. Verbreitet sind zwei Modelle: der einmalige Kauf einer Lizenz mit anschließenden Wartungskosten sowie die laufende Miete im Rahmen von Software as a Service. Beim Mietmodell sind Updates und Betrieb in der Regel enthalten, dafür fallen die Zahlungen dauerhaft an.

Die Bemessung erfolgt meist nach Nutzern. Unterschieden wird zwischen benannten Nutzern, bei denen jede Person eine eigene Lizenz benötigt, und gleichzeitigen Zugriffen, bei denen sich mehrere Personen eine begrenzte Zahl von Zugängen teilen. Für Handwerksbetriebe ist dieser Unterschied erheblich: Wenn zwanzig Monteure nur zur Zeiterfassung auf das System zugreifen, macht es einen großen Unterschied, ob dafür Vollzugänge oder günstigere mobile Zugänge nötig sind.

Weitere kostenbestimmende Faktoren sind der Funktionsumfang in Form von Modulen, die Zahl der Mandanten, angebundene Schnittstellen und der Umfang des Supports. Zusatzmodule für Baustellendokumentation, Wartungsverwaltung oder Lieferantenanbindung werden häufig separat berechnet, sodass der beworbene Grundpreis selten dem tatsächlichen Aufwand entspricht.

Ein Beispiel aus einem Baubetrieb verdeutlicht die Wirkung der Nutzerstaffel: Werden für alle gewerblichen Mitarbeitenden Vollzugänge kalkuliert, obwohl diese nur Zeiten und Fotos erfassen, kann sich der Jahresbetrag vervielfachen. Vor der Angebotsanfrage sollte deshalb festgehalten werden, wie viele Personen welche Funktionen tatsächlich benötigen.

Eine typische Fehlerquelle ist die Einführungsphase. In den ersten Monaten werden häufig zusätzliche Zugänge, Testmandanten und Schulungsumgebungen benötigt. Ob diese im Preis enthalten sind oder gesondert berechnet werden, sollte vorab geklärt sein, weil sich daraus im ersten Jahr eine spürbare Abweichung von der kalkulierten Summe ergeben kann.

Bezug zur Digitalisierung

Für die Auswahlentscheidung sind Lizenzkosten nur ein Teil des Bilds. Aussagekräftig ist der Total Cost of Ownership über mehrere Jahre, einschließlich Einführung, Datenmigration, Schulung, interner Betreuung und gegebenenfalls Hardware. Eine günstige Lizenz mit hohem Einführungsaufwand kann teurer sein als das umgekehrte Angebot.

KI-Funktionen werden zunehmend separat bepreist, teils nutzungsabhängig nach verarbeiteten Dokumenten, Anfragen oder Token. Diese Modelle sind schwerer zu planen als feste Nutzerpreise, weil die Kosten mit der Nutzung steigen. Vor der Einführung sollte deshalb geklärt werden, wie abgerechnet wird, ob eine Obergrenze vereinbart werden kann und wie sich die Kosten überwachen lassen.

Zu klären ist außerdem die Behandlung von ausscheidenden Nutzern. Ob Lizenzen unterjährig reduziert werden können oder erst zum Vertragsende, entscheidet in Betrieben mit saisonalen Schwankungen über einen erheblichen Teil der laufenden Kosten. Diese Frage gehört in die Verhandlung, nicht in die spätere Beschwerde.

Praktisch empfiehlt sich, Angebote auf eine gemeinsame Basis zu bringen: gleiche Nutzerzahl, gleicher Funktionsumfang, gleicher Betrachtungszeitraum von mindestens drei Jahren. Ohne diese Normierung sind Angebote verschiedener Anbieter nicht vergleichbar.