M-SOFT

M-SOFT gehört zur Kategorie der Handwerkersoftware für Auftragsabwicklung und Betriebsorganisation. Für Handwerks- und Bauunternehmen ist weniger der einzelne Anbietername entscheidend als die Frage, welche Aufgaben eine Lösung dieser Kategorie im eigenen Betrieb übernehmen soll und wie sie sich in die vorhandene Systemlandschaft einfügt.

Typischer Funktionsumfang: Angebots- und Auftragsverwaltung, Kalkulation, Materialwirtschaft, Zeiterfassung, Rechnungswesen sowie Dokumentenverwaltung, häufig modular aufgebaut.

Bei modular aufgebauten Lösungen ist vor der Entscheidung zu klären, welche Bausteine im Grundpaket enthalten sind und welche Aufpreis kosten. Aufmaß, mobile Nutzung, E-Rechnung und Schnittstellen sind häufig Zusatzmodule, die den Angebotsvergleich erheblich verschieben.

Auswahlkriterien für diese Kategorie

Fünf Punkte entscheiden bei Lösungen dieser Art über die Eignung, unabhängig vom Anbieter:

Schnittstellen. Lässt sich die Lösung mit der vorhandenen Branchensoftware, der Buchhaltung und dem Großhandel verbinden? Eine fehlende Anbindung erzeugt genau dort eine Doppelerfassung, die eigentlich beseitigt werden sollte.

Datenexport beim Anbieterwechsel. In welchem Format bekommen Sie Ihre Daten heraus, wenn Sie kündigen, und was kostet das? Wer darauf keine klare schriftliche Antwort gibt, verkauft eine Abhängigkeit.

Offline-Fähigkeit. Auf Baustellen in Rohbau, Keller oder ländlicher Umgebung besteht regelmäßig kein Empfang. Eine Lösung, die ohne Verbindung nicht speichert, fällt dort aus, wo sie gebraucht wird.

Gesamtkosten. Die Lizenz ist der kleinere Teil. Hinzu kommen Einrichtung, Datenübernahme, Schulung und die interne Zeit für Stammdatenpflege — im ersten Jahr häufig ein Mehrfaches der Lizenzkosten.

Datenschutz. Werden personenbezogene Daten verarbeitet, sind ein Auftragsverarbeitungsvertrag und Klarheit über den Serverstandort erforderlich.

Prüfen Sie den tatsächlichen Funktionsumfang und die Konditionen beim Anbieter und testen Sie mit einem echten Vorgang aus Ihrem Betrieb, nicht mit dem Demobeispiel.

Wie sich die Auswahl im Alltag auswirkt, zeigt ein Beispiel aus dem SHK-Handwerk. Ein Betrieb mit eigenem Lager und starkem Servicegeschäft braucht neben Angebot und Rechnung vor allem den Artikelstamm aus dem Großhandel, die Zuordnung von Material zum Serviceauftrag und eine mobile Rückmeldung der Monteure. Wird die Auswahl nur an der Angebotserstellung entschieden, fällt später auf, dass Materialbuchungen weiterhin von Hand ins Lager nachgetragen werden. Im Metallbau verschiebt sich derselbe Schwerpunkt auf Fertigungsaufträge und Stücklisten: Die Kategorie ist dieselbe, die entscheidenden Module sind es nicht.

Abzugrenzen ist Handwerkersoftware dieser Art von reinen Fachanwendungen wie CAD, Aufmaßprogrammen oder Kalkulationswerkzeugen für einzelne Gewerke. Diese lösen eine Teilaufgabe fachlich tief, führen aber keine kaufmännischen Vorgänge. Umgekehrt bildet eine kaufmännische Komplettlösung den Auftragsdurchlauf ab, ersetzt jedoch keine gewerkespezifische Fachanwendung. In vielen Betrieben bestehen beide nebeneinander, weshalb die Schnittstelle zwischen ihnen zum eigentlichen Auswahlkriterium wird.

Eine typische Fehlerquelle liegt in der Datenübernahme aus dem Altsystem. Kunden-, Artikel- und Preisdaten werden übernommen, offene Vorgänge, Wartungsverträge und historische Nachkalkulationen dagegen oft nicht. Fällt das erst nach der Umstellung auf, laufen zwei Systeme parallel weiter, und niemand weiß, wo der aktuelle Stand steht. Der Umfang der Migration gehört deshalb vor Vertragsabschluss schriftlich festgelegt, einschließlich der Frage, wer sie durchführt und was sie kostet.

Als Vorgehen bewährt: Ist-Ablauf vom Anruf bis zur Rechnung aufschreiben, daraus die zwingend benötigten Module ableiten, zwei bis drei Anbieter mit demselben Anforderungskatalog anfragen und die Angebote auf Gesamtkosten über mehrere Jahre vergleichen statt auf den monatlichen Lizenzpreis.