Microsoft Copilot

Microsoft Copilot gehört zur Kategorie der KI-Assistenten, die innerhalb einer Büroumgebung auf die dort gespeicherten Inhalte zugreifen. Für Handwerks- und Bauunternehmen ist weniger der Anbietername entscheidend als die Frage, welche Aufgabe eine Lösung dieser Kategorie im Betrieb übernehmen soll und wie sie sich in vorhandene Abläufe einfügt.

Assistenten dieser Art können Mailverläufe zusammenfassen, Entwürfe aus vorhandenen Dokumenten erzeugen, Tabellen auswerten und Besprechungsinhalte verdichten. Der Unterschied zu einem separaten Sprachmodell liegt im Zugriff auf die eigenen Daten.

Der Nutzen hängt vollständig davon ab, wo das betriebliche Wissen liegt. Steckt es in Mails, Dokumenten und Tabellen, ist der Zugriff ein echter Vorteil. Liegen Aufträge und Kalkulation in einer Branchensoftware, findet der Assistent dort wenig. Vor der Einführung sollten außerdem die Zugriffsrechte auf gemeinsame Ablagen geprüft werden — großzügig gesetzte Berechtigungen machen über einen solchen Assistenten Inhalte sichtbar, die nicht für jeden gedacht waren.

Ein Beispiel aus einem Bauunternehmen mit eigener Bauleitung: Zu einem strittigen Bauvorhaben liegen über Monate verteilt Mailverläufe, Protokolle und Anlagen in einer gemeinsamen Ablage. Ein Assistent mit Zugriff darauf kann die Kette der Bedenkenanmeldungen und Antworten zusammenstellen, die für eine Nachtragsbegründung gebraucht wird. Die typische Fehlerquelle ist die Verwechslung von Zusammenfassung und Nachweis: Die Zusammenfassung ist ein Arbeitsmittel, um die relevanten Dokumente zu finden. In den Schriftsatz gehört das Originaldokument mit Datum und Absender, nicht die generierte Wiedergabe. Wer die Zusammenfassung ungeprüft weiterreicht, riskiert, dass eine Aussage im Dokument so nicht steht.

Auswahlkriterien für diese Kategorie

Schnittstellen. Lässt sich die Lösung mit der vorhandenen Branchensoftware und der Buchhaltung verbinden? Ohne Anbindung entsteht an genau dieser Stelle eine Doppelerfassung.

Datenhoheit. In welchem Format kommen Ihre Daten heraus, wenn Sie kündigen? Eine ausweichende Antwort auf diese Frage ist ein Warnsignal.

Datenschutz. Werden personenbezogene Daten verarbeitet — Kundendaten, Sprachaufnahmen, Baustellenfotos mit erkennbaren Adressen —, braucht es einen Auftragsverarbeitungsvertrag und Klarheit über den Serverstandort. Kostenlose Versionen sind für Betriebsdaten in der Regel nicht geeignet.

Aufwand für Einrichtung und Pflege. Der laufende Pflegeaufwand wird fast immer unterschätzt. Jede Lösung braucht eine benannte zuständige Person, sonst veraltet die Konfiguration unbemerkt.

Nachweispflichten. Sobald KI-Systeme im Betrieb genutzt werden, greift die Förderpflicht zur KI-Kompetenz nach Artikel 4 EU AI Act in der durch den Digital Omnibus abgeschwächten Fassung. Erforderlich sind angemessene Maßnahmen, kein garantiertes Kompetenzniveau je Person — praktisch eine Systemliste, eine Nutzungsrichtlinie und eine dokumentierte Unterweisung.

Abzugrenzen ist der eingebettete Assistent vom frei genutzten Sprachmodell: Beim frei genutzten Modell entscheidet die Person, welche Inhalte sie einfügt, und kann Betriebsdaten bewusst zurückhalten. Der eingebettete Assistent arbeitet auf dem, was in der Umgebung ohnehin liegt. Damit verlagert sich die Datenschutzfrage von der Eingabe zur Berechtigung: Nicht mehr die Eingabedisziplin schützt, sondern das Rollen- und Rechtekonzept der Ablage.

Testen Sie vor der Entscheidung mit einem echten Vorgang aus Ihrem Betrieb statt mit dem Demobeispiel des Anbieters.