Mitarbeiter-App

Eine Mitarbeiter-App ist eine zentrale Anwendung, über die Beschäftigte auf mehrere Personalfunktionen zugreifen: Zeiterfassung, Urlaubsanträge, Lohnabrechnungen, interne Ankündigungen und teilweise auch Dokumente wie Arbeitsschutzunterweisungen. Sie unterscheidet sich damit von einer Stundenzettel-App, die sich ausschließlich auf die Zeiterfassung konzentriert: Die Mitarbeiter-App ist der breitere, oft übergeordnete Zugang, unter dem eine spezialisierte Zeiterfassungsfunktion nur ein Baustein von mehreren ist.

Im Handwerksbetrieb ersetzt eine solche App häufig eine gewachsene Mischung aus Aushängen am schwarzen Brett, WhatsApp-Gruppen und Papierlohnzetteln. Für Beschäftigte ohne festen Büroarbeitsplatz ist das besonders wertvoll, weil sie relevante Informationen direkt auf dem eigenen oder einem Firmensmartphone erhalten, ohne extra ins Büro fahren zu müssen.

Bei der Einführung ist die Gerätefrage zu klären. Werden private Smartphones genutzt, kann die Nutzung nicht einseitig verlangt werden, und es braucht Regelungen zur Trennung privater und dienstlicher Daten. Betriebseigene Geräte vermeiden diesen Konflikt, verursachen aber Anschaffungs- und Verwaltungsaufwand. Ebenso zu regeln ist die Erreichbarkeit: Eine App, über die Ansagen jederzeit zugestellt werden, darf nicht dazu führen, dass Beschäftigte außerhalb der Arbeitszeit faktisch abrufbereit sind.

Bezug zur Digitalisierung

Der Nutzen einer Mitarbeiter-App liegt vor allem in der Bündelung: Statt mehrerer getrennter Werkzeuge für mobile Zeiterfassung, Abwesenheitsverwaltung und Kommunikation greifen Beschäftigte auf eine einzige Oberfläche zu. Das senkt die Einstiegshürde, insbesondere für Beschäftigte, die mit Software wenig Berührung haben, und reduziert die Zahl der Zugangsdaten, die verwaltet werden müssen.

Gleichzeitig gilt: Je mehr Funktionen eine App bündelt, desto sensibler sind die dort verarbeiteten Daten, von Gesundheitsangaben über Lohnabrechnungen bis zu Standortdaten bei mobiler Erfassung. Betriebe sollten daher genau prüfen, welche Daten der Anbieter verarbeitet und ob eine entsprechende Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung vorliegt. Für die reine interne Kommunikation ohne Personaldaten kann auch ein einfacheres Werkzeug ausreichen, wie im Beitrag zur internen Kommunikation im Betrieb beschrieben.

Datenschutzrechtlich verarbeitet eine solche Anwendung eine Vielzahl von Beschäftigtendaten, von Arbeitszeiten über Abwesenheiten bis zu Lohnunterlagen. Für den Anbieter ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag erforderlich, und der Zugriff im Betrieb sollte über ein Rollenkonzept geregelt sein. Besteht ein Betriebsrat, ist die Einführung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig. Sinnvoll ist, mit wenigen Funktionen zu starten und weitere erst zu ergänzen, wenn die ersten im Alltag angenommen werden.

Vor der Einführung lohnt ein Blick darauf, ob die App auch offline auf der Baustelle funktioniert, da nicht jeder Einsatzort verlässlichen Mobilfunkempfang bietet.