Rollen- und Rechtekonzept

Ein Rollen- und Rechtekonzept ordnet Nutzern Rollen zu und verknüpft jede Rolle mit Berechtigungen. Statt jeden Zugriff einzeln zu vergeben, werden Gruppen wie Geschäftsführung, Büro, Bauleitung, Monteur und Auszubildender definiert und mit den jeweils benötigten Rechten versehen. Neue Mitarbeitende erhalten die passende Rolle, was Einrichtung und Änderungen deutlich vereinfacht.

Im Handwerksbetrieb geht es dabei nicht um Misstrauen, sondern um Klarheit und Datenschutz. Ein Monteur braucht Zugriff auf seine Aufträge, Zeiten und die zugehörige Dokumentation, aber nicht auf Kalkulationen, Deckungsbeiträge oder Personaldaten von Kollegen. Umgekehrt darf ein Bürokraft-Zugang keine Rechnungen freigeben, wenn im Betrieb ein Vieraugenprinzip gilt. Fehlende Abgrenzung führt regelmäßig dazu, dass sensible Auswertungen für alle sichtbar sind.

Datenschutzrechtlich verlangt die DSGVO angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, wozu ein Berechtigungskonzept gehört. Besonders zu schützen sind Personaldaten, Gesundheitsdaten wie Krankmeldungen und Kundendaten. Ebenso relevant ist die Protokollierung von Zugriffen und die Frage, wer Berechtigungen vergeben darf.

Ein Beispiel aus dem Betriebsalltag zeigt die Wirkung fehlender Abgrenzung: Wird die Auftragsliste mit Deckungsbeiträgen für alle sichtbar geführt, sind Kalkulationsgrundlagen und damit auch Rückschlüsse auf Kundenkonditionen im gesamten Betrieb bekannt. Bei einem Wechsel eines Mitarbeitenden zum Wettbewerb ist das ein realer Nachteil, der sich mit wenigen Einstellungen hätte vermeiden lassen.

Ebenso zu regeln sind erweiterte Rechte auf Zeit. Vertretungen während Urlaub oder Krankheit werden häufig durch dauerhafte Rechteerweiterung gelöst, die anschließend niemand zurücknimmt. Nach einigen Jahren verfügen zahlreiche Personen über Berechtigungen, die sie nicht mehr benötigen. Befristete Vertretungsrechte oder eine jährliche Überprüfung der vergebenen Rollen verhindern diesen Zustand mit geringem Aufwand.

Bezug zur Digitalisierung

Mit jeder zusätzlichen Anwendung und jedem mobilen Zugang wächst die Bedeutung des Konzepts. Bei mehreren Systemen sollte geregelt sein, wie Zugänge beim Ausscheiden einer Person zeitnah gesperrt werden. In der Praxis bleiben Konten häufig aktiv, weil niemand für die Deaktivierung zuständig ist. Ein einfacher Prozess bei Ein- und Austritt löst dieses Problem.

Bei Mandantenfähigkeit und bei einem Kundenportal ist das Rechtekonzept zusätzlich die Grenze zwischen Datenbeständen, die sich nicht vermischen dürfen.

Für KI-gestützte Funktionen gilt eine oft übersehene Anforderung: Assistenten, die betriebliche Daten durchsuchen, müssen dieselben Berechtigungsgrenzen einhalten wie die reguläre Oberfläche. Andernfalls kann ein Nutzer über eine Frage Informationen erhalten, die ihm im System nicht angezeigt würden. Diese Frage gehört in die Prüfung solcher Funktionen.

Zu bedenken ist außerdem der administrative Zugang. In vielen Betrieben kennt nur eine Person die Zugänge mit den weitreichendsten Rechten, teils sogar ein externer Dienstleister allein. Fällt diese Person aus, ist der Betrieb handlungsunfähig. Ein hinterlegter Notfallzugang mit dokumentierter Aufbewahrung gehört deshalb zum Konzept.

Praktisch genügt in kleineren Betrieben ein Konzept mit vier bis sechs Rollen, dokumentiert auf einer Seite. Entscheidend ist, dass es bei Personalwechseln tatsächlich angewendet wird.