OCR für Lieferscheine

OCR für Lieferscheine bezeichnet die automatische Texterkennung auf Lieferpapieren, die auf der Baustelle abfotografiert oder im Büro gescannt werden. Die OCR wandelt das Bild in Text, eine nachgelagerte Auswertung ordnet den Text den erwarteten Feldern zu: Lieferant, Lieferscheinnummer, Datum, Baustelle, Artikel, Menge, Einheit. Das Ergebnis ist ein Datensatz, der in die Materialwirtschaft oder in das ERP übernommen werden kann.

Der Anlass ist bekannt: Lieferscheine liegen im Fahrzeug, im Bauwagen, in der Jackentasche. Sie sind zerknittert, feucht, teils handschriftlich um die Baustelle ergänzt. Fehlt der Beleg bei der Rechnungsprüfung, wird entweder ungeprüft bezahlt oder es beginnt die Suche. Fehlt der Baustellenbezug, landet Material in der falschen Nachkalkulation, und am Ende weiß niemand, warum ein Projekt schlechter abgeschlossen hat als geplant. Wer den Schein direkt bei der Anlieferung fotografiert, hat den Beleg dort, wo er hingehört.

Voraussetzung für die automatische Zuordnung ist ein gepflegter Materialstamm. Fehlen Artikelnummern oder werden dieselben Artikel unter mehreren Bezeichnungen geführt, ordnet das System Positionen falsch zu, und die Nacharbeit übersteigt den Nutzen. Im Tiefbau kommt hinzu, dass Wiegescheine und Lieferscheine nebeneinander anfallen und sauber getrennt werden müssen.

Wo KI ansetzt

Reine Texterkennung stößt bei Lieferscheinen schnell an Grenzen, weil jeder Lieferant ein eigenes Layout verwendet und Positionsbezeichnungen abgekürzt sind. Lernende Verfahren erkennen Felder unabhängig von der Position auf dem Blatt, ordnen Artikelnummern dem eigenen Materialstamm zu und lesen auch handschriftliche Ergänzungen mit brauchbarer Trefferquote. Über eine Dokumentenklassifikation wird zunächst bestimmt, ob überhaupt ein Lieferschein vorliegt oder eine Rechnung, ein Wiegeschein oder ein Stundennachweis. Anschließend lässt sich der Schein automatisch der Baustelle zuordnen, etwa über die genannte Objektadresse oder die Bestellnummer.

Der wunde Punkt bleibt die Prüfung. Ein falsch gelesenes Komma bei der Menge oder eine vertauschte Ziffer in der Bestellnummer wandert sonst ungebremst in Bestand und Kalkulation. Übliche Praxis ist deshalb eine Anzeige, die Originalbild und erkannte Werte nebeneinander zeigt, sodass die Freigabe in Sekunden erfolgt. Bei niedriger Erkennungssicherheit sollte das System den Beleg gezielt zur Kontrolle vorlegen, statt still weiterzurechnen.

Beginnen Sie mit den drei bis fünf Lieferanten, von denen die meisten Scheine kommen. Dort lohnt die Feinabstimmung am schnellsten. Legen Sie außerdem fest, wo das Originalbild abgelegt wird und wie lange es aufbewahrt bleibt, damit die Belegkette bei einer Prüfung vollständig ist. Weisen Sie die Monteure kurz ein, wie ein brauchbares Foto entsteht: vollständiges Blatt, gerade von oben, ausreichend Licht, keine Finger auf den Positionen. Diese fünf Minuten Unterweisung verbessern die Erkennungsquote deutlicher als jede Einstellung an der Software.