Belegerkennung

Belegerkennung ist das automatisierte Auslesen von Geschäftsdokumenten wie Eingangsrechnungen, Kassenbons, Lieferscheinen und Wareneingangsbelegen. Aus dem Bild oder PDF werden die relevanten Felder ermittelt: Lieferant, Belegnummer, Datum, Netto- und Bruttobetrag, Steuersatz, teilweise auch einzelne Positionen. Die Werte werden anschließend an die Buchhaltung oder Warenwirtschaft übergeben.

Im Handwerksbetrieb ist das einer der spürbarsten Digitalisierungsschritte, weil Belege dort in großer Zahl und in schlechter Qualität anfallen. Kassenbons vom Baustoffhändler liegen zerknittert im Fahrzeug, Lieferscheine werden auf der Baustelle unterschrieben und wandern in die Werkzeugkiste, Rechnungen kommen teils per Post, teils per Mail. Die Erfassung übernimmt in vielen Betrieben abends oder am Wochenende der Inhaber. Wird der Beleg direkt nach Erhalt mit dem Smartphone fotografiert und automatisch ausgelesen, entfällt sowohl das Sammeln als auch das Abtippen.

Abzugrenzen ist die Belegerkennung vom Einlesen strukturierter Rechnungen. Bei einem maschinenlesbaren Rechnungsformat sind die Felder bereits eindeutig ausgezeichnet und müssen nicht erkannt, sondern nur übernommen werden. Erkennung ist deshalb vor allem für Papier, Fotos und einfache PDF-Belege nötig, wie sie bei Kleinlieferanten, Baumärkten und Tankstellen weiter anfallen. Solange beide Wege parallel bestehen, sollte im Betrieb klar sein, welcher Beleg über welchen Weg in die Buchhaltung gelangt, damit nichts doppelt erfasst wird.

Wo KI ansetzt

Technisch beruht die Belegerkennung auf OCR für die Texterkennung, ergänzt um Modelle, die den erkannten Text interpretieren. Der Unterschied zu reiner Texterkennung liegt in dieser zweiten Stufe: Das System muss verstehen, dass eine bestimmte Zahl der Rechnungsbetrag und nicht die Kundennummer ist, auch wenn jeder Lieferant ein anderes Layout verwendet. Moderne Verfahren kommen dabei ohne Vorlagen je Lieferant aus.

Nachgelagert erfolgt in vielen Systemen die Zuordnung zu Kostenstelle, Projekt oder Baustelle. Bei Handwerksbetrieben ist genau das der eigentliche Nutzen, weil die baustellenbezogene Zuordnung die Grundlage der Nachkalkulation ist. Fehlt sie, lässt sich hinterher nicht sagen, ob ein Auftrag gedeckt hat.

Eine wiederkehrende Fehlerquelle ist die Sammelrechnung. Liefert ein Baustoffhändler monatlich einen Beleg über Material für mehrere Baustellen, erkennt das System zwar Lieferant und Betrag, kann die Positionen aber nur zuordnen, wenn auf dem Beleg eine Baustellen- oder Kommissionsangabe steht. Gelöst wird das in der Regel dadurch, dass die Kommission bereits bei der Abholung angegeben wird. Ohne diesen Schritt bleibt die Aufteilung Handarbeit, unabhängig von der Erkennungsqualität.

Die Übergabe an die Buchhaltung erfolgt meist über eine DATEV-Schnittstelle oder eine vergleichbare Anbindung des Steuerberaters. Für die revisionssichere Aufbewahrung gelten die üblichen Anforderungen an digitale Belege, die unabhängig vom Erkennungsverfahren einzuhalten sind.

Erkennungsfehler treten vor allem bei schlechten Aufnahmen und ungewöhnlichen Belegformaten auf. Eine Sichtprüfung der ausgelesenen Beträge vor der Buchung bleibt deshalb sinnvoll, auch wenn die Trefferquote hoch ist.