Priorisierung nach Wiederholhäufigkeit

Priorisierung nach Wiederholhäufigkeit ist ein einfaches Auswahlverfahren: Aufgaben werden danach geordnet, wie oft sie im Jahr anfallen, und mit dem Zeitaufwand je Fall multipliziert. Nicht die Aufgabe, die im Einzelfall am meisten nervt, kommt zuerst, sondern die mit der größten Gesamtsumme. Der Gedanke stammt aus der Prozessverbesserung und gilt für Automatisierung allgemein, nicht nur für KI.

Im Handwerksbetrieb führt das oft zu überraschenden Ergebnissen. Die aufwendige Angebotskalkulation für ein Großprojekt fällt vielleicht viermal im Jahr an. Die Standardanfrage nach einem Badumbau kommt dreimal die Woche und kostet jedes Mal eine halbe Stunde für Rückfragen, Terminfindung und Textarbeit. Ähnlich verhält es sich bei Lieferscheinen, Stundenzetteln, Terminbestätigungen, Absagen an Bewerber und Antworten auf Bewertungen. Diese kleinen Vorgänge summieren sich zu Wochen im Jahr, ohne dass sie jemals als großer Posten sichtbar würden.

Wo KI ansetzt

Der zweite Grund für dieses Kriterium ist technischer Natur. Wiederkehrende Aufgaben laufen nach einem gleichbleibenden Muster ab, und genau damit arbeiten sowohl regelbasierte Automatisierung als auch Sprachmodelle gut. Für eine Aufgabe, die zwanzigmal die Woche gleich abläuft, lässt sich eine Prompt-Vorlage entwickeln und über Wochen verbessern. Bei einem Vorgang, der zweimal im Jahr vorkommt, lohnt weder die Entwicklung noch entsteht Routine im Umgang, und beim nächsten Mal weiß niemand mehr, wie es ging.

Zwei Ergänzungen gehören dazu. Erstens die Fehlertoleranz: Eine häufige Aufgabe mit hohem Schadenspotenzial, etwa die Freigabe von Zahlungen, gehört trotz Häufigkeit nicht an den Anfang. Zweitens die Datenlage. Auch ein häufiger Vorgang lässt sich nicht automatisieren, wenn die nötigen Angaben nur in Köpfen oder Papierordnern stecken.

Ein praktischer Weg zur Erhebung führt über die vorhandenen Daten. Wie viele Angebote wurden im letzten Jahr geschrieben, wie viele Baustellenberichte erfasst, wie viele Eingangsrechnungen gebucht. Diese Zahlen liegen in der Handwerkersoftware oder beim Steuerberater bereits vor und sind belastbarer als Schätzungen aus dem Gedächtnis. Multipliziert mit dem geschätzten Zeitaufwand je Vorgang ergibt sich eine Rangfolge, die sich im Betrieb auch gegenüber Mitarbeitenden begründen lässt.

Praktisch reicht eine Liste über zwei bis vier Wochen: Welche wiederkehrenden Vorgänge fallen an, wie oft, wie lange dauern sie? Mitschreiben lassen sollten das die Personen, die die Arbeit tatsächlich machen, nicht die Geschäftsführung aus der Erinnerung. Aus dieser Liste ergibt sich die Reihenfolge fast von selbst, und sie liefert zugleich die Ausgangswerte, an denen sich später messen lässt, ob ein Pilotprojekt etwas gebracht hat. Bewerten Sie zusätzlich, wie einheitlich ein Vorgang abläuft. Eine Aufgabe, die zwar häufig vorkommt, aber jedes Mal anders behandelt wird, ist zuerst ein Organisationsthema und erst danach ein Fall für Technik. Wiederholen Sie die Erhebung nach einem Jahr, denn mit jedem gelösten Vorgang verschiebt sich die Rangfolge der übrigen.