OpenMasterdata

OpenMasterdata ist eine Schnittstelle für den Abruf von Artikelstammdaten und Preisen aus den Systemen des Großhandels. Anders als bei Datanorm, das periodisch Datenbestände liefert, fragt die Software den benötigten Artikel im Moment der Bearbeitung ab und erhält Bezeichnung, Langtext, Einheit, Preis, häufig auch Verfügbarkeit, Bilder und technische Dokumente.

Für die Kalkulation ist der Unterschied wesentlich. Ein Angebot, das mit einem Katalogstand von vor Wochen gerechnet wurde, kann bei Materialien mit bewegten Preisen bereits bei Abgabe nicht mehr auskömmlich sein. Der tagesaktuelle Abruf schließt diese Lücke, jedenfalls für die Artikel, die tatsächlich abgefragt werden.

Praktisch entlastet die Schnittstelle zusätzlich die Stammdatenpflege. Artikel müssen nicht mehr vollständig im eigenen System vorgehalten und gepflegt werden; benötigte Daten kommen bei Bedarf. Das reduziert den Aufwand erheblich, verlagert aber die Abhängigkeit auf die Verfügbarkeit der Händlerschnittstelle.

Die Abhängigkeit von der Händlerschnittstelle ist im Betrieb einzuplanen. Fällt der Abruf aus oder ist der Betrieb ohne Verbindung, muss die Kalkulation weiterlaufen können. Bewährt hat sich, für die umsatzstärksten Artikel zusätzlich einen lokalen Bestand zu halten, der regelmäßig aktualisiert wird und als Rückfallebene dient.

Ein Beispiel aus dem Elektrohandwerk: Wird bei der Angebotsbearbeitung ein Leuchtentyp abgerufen, kommen neben dem Preis auch Datenblatt, Maßangaben und Herstellerkennzeichnung mit. Diese Unterlagen landen ohne Zusatzaufwand in der Angebotsanlage und später in der Objektdokumentation. Ohne Abruf werden sie im Regelfall von Hand aus dem Herstellerportal gesucht, meist erst dann, wenn der Auftraggeber sie zur Abnahme verlangt.

Bezug zur Digitalisierung

Im Zusammenspiel mit der IDS-Schnittstelle für Warenkörbe und der UGL-Schnittstelle für Bestell- und Auftragsdaten entsteht eine durchgehende Kette von der Kalkulation bis zur Lieferung. Der Artikelstamm bleibt als eigener Bestand für betriebsspezifische Leistungen und Zeitansätze erhalten.

Auswertende Verfahren nutzen die abgerufenen Daten für Preisverläufe, Alternativvorschläge bei Lieferengpässen und Hinweise auf Positionen, deren Preis sich seit der letzten Kalkulation deutlich verändert hat. Bei Angeboten mit längerer Bindefrist ist das die Grundlage für die Entscheidung, ob eine Stoffpreisgleitklausel vereinbart werden sollte.

Zu beachten ist außerdem, dass abgerufene Preise häufig die individuell vereinbarten Konditionen des Betriebs enthalten. Der Zugang ist damit kein technisches Detail, sondern eine kaufmännisch sensible Verbindung. Zugangsdaten gehören deshalb in die Rechteverwaltung des Systems und nicht als gemeinsam genutzter Login in eine Notiz.

Praktischer Hinweis: Prüfen Sie vor der Angebotsabgabe die Preise der umsatzstärksten Artikel erneut über den Onlineabruf. Die wenigen Minuten sind der wirksamste Schutz gegen Kalkulationen, die zwischen Erstellung und Abgabe überholt wurden.