Plausibilitätsprüfung der Stunden

Die Plausibilitätsprüfung der Stunden ist ein automatischer Abgleich erfasster Arbeitszeiten gegen einfache Regeln, um auffällige Buchungen zu erkennen, bevor sie in die Lohnabrechnung oder Kalkulation einfließen. Typische Prüfpunkte sind fehlende Pausen, sich überschneidende Zeiträume, ungewöhnlich lange Arbeitstage oder Buchungen außerhalb üblicher Arbeitszeiten. Die Prüfung ersetzt keine inhaltliche Kontrolle, sondern filtert vor, welche Buchungen einen genaueren Blick verdienen.

Im Handwerksbetrieb entstehen solche Auffälligkeiten häufig unbeabsichtigt, etwa wenn eine Buchung vergessen und erst am nächsten Tag nachgetragen wird oder wenn ein Beschäftigter versehentlich vergisst, sich abzumelden. Ohne automatische Prüfung fallen solche Fehler oft erst bei der Lohnabrechnung auf, wenn eine Korrektur bereits deutlich aufwendiger ist als eine zeitnahe Klärung direkt nach der Buchung.

Sinnvoll ist eine überschaubare Zahl klar begründbarer Regeln. Bewährt haben sich Prüfungen auf fehlende Abmeldung, überlappende Buchungen, Buchungen auf abgeschlossene Aufträge, Tagessummen ohne Pause und Zeiten, die außerhalb des vereinbarten Einsatzzeitraums liegen. Jede zusätzliche Regel erzeugt weitere Meldungen, und ein System, das täglich zwanzig Hinweise produziert, wird nach kurzer Zeit ignoriert. Die Regeln sollten den Beschäftigten bekannt sein, damit eine Meldung nicht als verdeckte Kontrolle wirkt.

Wo KI ansetzt

KI kann die Plausibilitätsprüfung über feste Regeln hinaus erweitern, indem sie das übliche Buchungsmuster einer Person oder eines Teams lernt und Abweichungen davon markiert, etwa eine deutlich kürzere oder längere Arbeitszeit als sonst an einem vergleichbaren Auftrag. Das ersetzt keine menschliche Entscheidung, liefert aber einen Hinweis, wo sich eine Rückfrage lohnt, statt dass jede Buchung gleich intensiv geprüft werden muss.

Wichtig ist die Abgrenzung zu Systemen, die einzelne Beschäftigte fortlaufend bewerten oder miteinander vergleichen: Eine reine Plausibilitätsprüfung von Zeitdaten ist etwas anderes als eine Leistungsbewertung von Personen, die als Hochrisiko-Anwendung nach Anhang III des EU AI Act eingestuft ist und entsprechend höheren Anforderungen unterliegt. Auffällige Buchungen sollten daher automatisiert markiert, aber von einem Menschen bewertet werden, etwa im Rahmen des Korrekturworkflows Stunden oder bei der Stundenfreigabe durch den Vorarbeiter.

Rechtlich ist die Abgrenzung wichtig: Eine Prüfung, die Datensätze auf formale Auffälligkeiten hin markiert, ist etwas anderes als eine Auswertung, die Beschäftigte bewertet oder einstuft. Letztere fällt nach Anhang III des EU AI Act in den Hochrisikobereich. Besteht ein Betriebsrat, ist die Einführung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig. Praktisch gehört zu jeder Meldung ein Klärungsweg, über den die betroffene Person die Buchung selbst richtigstellen kann.

Betriebe sollten die geprüften Regeln transparent kommunizieren, damit Beschäftigte nachvollziehen können, warum eine Buchung zur Nachfrage markiert wurde, statt den Eindruck einer verdeckten Kontrolle zu erwecken.