pds

pds gehört zur Kategorie der Handwerkersoftware für kaufmännische und technische Abläufe. Für Handwerks- und Bauunternehmen ist weniger der einzelne Anbietername entscheidend als die Frage, welche Aufgaben eine Lösung dieser Kategorie im eigenen Betrieb übernehmen soll und wie sie sich in die vorhandene Systemlandschaft einfügt.

Lösungen dieser Kategorie decken typischerweise ab: Angebots- und Auftragsverwaltung, Kalkulation, Materialwirtschaft mit Großhandelsanbindung, Zeiterfassung, Rechnungsstellung einschließlich E-Rechnung sowie mobile Erfassung auf der Baustelle. Der Zuschnitt richtet sich an Betriebe der Gebäudetechnik und verwandter Gewerke.

Bei Lösungen dieser Kategorie lohnt der genaue Blick auf die Anbindung an den eigenen Hauptlieferanten über Standards wie Datanorm, IDS oder UGL. Fehlt sie, entstehen Materialbestellungen außerhalb des Systems — und damit fehlt der Verbrauch später in der Nachkalkulation.

Auswahlkriterien für diese Kategorie

Fünf Punkte entscheiden bei Lösungen dieser Art über die Eignung, unabhängig vom Anbieter:

Schnittstellen. Lässt sich die Lösung mit der vorhandenen Branchensoftware, der Buchhaltung und dem Großhandel verbinden? Eine fehlende Anbindung erzeugt genau dort eine Doppelerfassung, die eigentlich beseitigt werden sollte.

Datenexport beim Anbieterwechsel. In welchem Format bekommen Sie Ihre Daten heraus, wenn Sie kündigen, und was kostet das? Wer darauf keine klare schriftliche Antwort gibt, verkauft eine Abhängigkeit.

Offline-Fähigkeit. Auf Baustellen in Rohbau, Keller oder ländlicher Umgebung besteht regelmäßig kein Empfang. Eine Lösung, die ohne Verbindung nicht speichert, fällt dort aus, wo sie gebraucht wird.

Gesamtkosten. Die Lizenz ist der kleinere Teil. Hinzu kommen Einrichtung, Datenübernahme, Schulung und die interne Zeit für Stammdatenpflege — im ersten Jahr häufig ein Mehrfaches der Lizenzkosten.

Datenschutz. Werden personenbezogene Daten verarbeitet, sind ein Auftragsverarbeitungsvertrag und Klarheit über den Serverstandort erforderlich.

Prüfen Sie den tatsächlichen Funktionsumfang und die Konditionen beim Anbieter und testen Sie mit einem echten Vorgang aus Ihrem Betrieb, nicht mit dem Demobeispiel.

Wie stark die Materialanbindung wiegt, zeigt ein Beispiel aus dem SHK-Bereich. Ein Betrieb kalkuliert eine Heizungserneuerung mit mehreren hundert Positionen aus Rohren, Formteilen und Armaturen. Ohne Artikelstamm mit aktuellen Konditionen wird entweder mit veralteten Preisen gerechnet oder jede Position von Hand geprüft. Beides ist teuer, das eine in der Marge, das andere in der Bürozeit. Kommt die Bestellung elektronisch zustande und wird die Lieferantenrechnung gegen den Auftrag geprüft, schließt sich der Kreis bis zur Nachkalkulation.

Abzugrenzen ist eine solche Komplettlösung von einer reinen Buchhaltungssoftware. Diese verarbeitet Belege und erstellt Auswertungen, kennt aber weder Auftrag noch Kalkulation und kann deshalb keinen Soll-Ist-Vergleich je Baustelle liefern. Umgekehrt ersetzt die Handwerkersoftware nicht die Finanzbuchhaltung, sondern übergibt ihr die Daten.

Eine typische Fehlerquelle ist ein ungepflegter Artikelstamm. Werden Kataloge eingelesen, aber nie bereinigt, wachsen Auswahllisten auf eine Größe, in der die Monteure die passende Position nicht mehr finden und stattdessen Freitextzeilen erfassen. Damit fehlt der Artikelbezug, und Auswertungen zu Verbrauch und Einkauf werden unbrauchbar. Ein begrenzter Favoritenkatalog je Gewerk wirkt besser als ein Vollimport.

Als Umsetzungsschritte bewährt: Hauptlieferanten und die von ihnen unterstützten Austauschformate klären, einen realen Auftrag von der Bestellung bis zur Rechnungsprüfung durchspielen, den Umfang der Datenübernahme schriftlich festhalten und die Zuständigkeit für die Stammdatenpflege vor dem Start benennen.