Personenbezogene Daten im Chatfenster

Personenbezogene Daten im Chatfenster sind alle Angaben, die sich einer bestimmten oder bestimmbaren Person zuordnen lassen und die beim Arbeiten mit einem KI-Werkzeug eingegeben werden. Dazu zählen offensichtliche Angaben wie Name, Anschrift, Telefonnummer und Bankverbindung ebenso wie mittelbare Hinweise: eine Objektadresse mit nur einem Bewohner, eine Krankmeldung, ein Zeugnisentwurf oder eine Bewertung eines Mitarbeiters. Ob die Eingabe in einem Chatfeld, in einem Datei-Upload oder in einem Diktat erfolgt, ändert an der rechtlichen Einordnung nichts.

Im Betriebsalltag entsteht das beiläufig. Der Bauleiter kopiert eine Kunden-E-Mail samt Signatur in ein Sprachmodell, um eine höfliche Antwort zu erhalten. Die Buchhaltung lässt ein Mahnschreiben mit Namen und Betrag formulieren. Die Betriebsleitung fragt nach einer Formulierung für eine Abmahnung. In der Personalabteilung landen Bewerbungsunterlagen im Upload. Keiner dieser Schritte fühlt sich nach Datenverarbeitung an, jeder ist es.

Was das im Betrieb bedeutet

Grundlegend ist die Frage, welches Werkzeug überhaupt verwendet wird. Ein Dienst ohne Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO und ohne Ausschluss der Trainingsnutzung ist für personenbezogene Inhalte ungeeignet. Steht ein geeigneter Geschäftszugang bereit, ist die Verarbeitung damit noch nicht beliebig zulässig, sie braucht weiterhin eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO und muss zum ursprünglichen Zweck passen.

Am wirksamsten ist jedoch Datensparsamkeit. Für die meisten Aufgaben braucht das Modell die Personendaten gar nicht. Ein Antwortentwurf gelingt auch mit Platzhaltern statt echter Namen, ein Mahnschreiben mit einem Beispielbetrag, eine Baustellennotiz mit der Bezeichnung des Bauteils statt des Bewohners. Namen, Adressen und Beträge lassen sich anschließend im fertigen Dokument einsetzen. Dieser Handgriff kostet Sekunden und nimmt dem Thema den größten Teil seiner Schärfe.

Besonders zurückhaltend sollte der Betrieb bei besonders sensiblen Angaben sein. Gesundheitsdaten, Angaben zu Behinderungen, Herkunft oder Religionszugehörigkeit gehören nicht in ein allgemeines Chatwerkzeug. Dasselbe gilt für Konflikte mit Beschäftigten und für Bewerbungsunterlagen, bei denen ohnehin eine menschliche Bewertung die Grundlage bleiben muss.

Eine kurze, konkrete Regel wirkt hier besser als eine allgemeine Datenschutzbelehrung: welche Werkzeuge freigegeben sind, welche Inhalte nie hineingehören und wie Platzhalter zu verwenden sind. Für Elektriker, Maler und andere Gewerke ist das in wenigen Sätzen erklärt und im Alltag umsetzbar. Sinnvoll ist außerdem, Chatverläufe nicht dauerhaft stehen zu lassen, sondern regelmäßig zu leeren, damit keine zweite Kundenakte neben der eigentlichen Fachsoftware entsteht.