Preisliste digital

Eine digitale Preisliste ist ein maschinenlesbarer Bestand von Preisen für Material und Leistungen. Sie kann vom Lieferanten stammen, etwa als Datanorm-Lieferung oder über einen Onlineabruf, oder betriebseigen sein, etwa als Liste von Verrechnungssätzen und Pauschalen für wiederkehrende Leistungen.

Für den Betrieb ist die eigene Preisliste wichtiger, als sie meist behandelt wird. Serviceleistungen, Kleinreparaturen, Anfahrten, Wartungspauschalen und Stundenverrechnungssätze bilden bei vielen Handwerksbetrieben einen erheblichen Umsatzanteil, werden aber oft nach Gewohnheit berechnet statt kalkuliert. Eine gepflegte Liste sorgt dafür, dass alle Mitarbeiter dieselben Preise verwenden und dass Anpassungen tatsächlich überall wirken.

Bei Lieferantenpreisen ist die Aktualität der kritische Punkt. Eine Liste, die periodisch eingespielt wird, kann in Phasen bewegter Preise überholt sein, bevor das Angebot abgegeben ist. Deshalb bewährt sich die Kombination aus einem Grundbestand und einem Onlineabruf für kalkulationsrelevante Positionen, siehe OpenMasterdata.

Abzugrenzen ist die Preisliste vom Leistungskatalog. Die Preisliste enthält Preise zu Artikeln und Leistungen, der Katalog beschreibt die Leistung selbst mit Zeitansatz, Materialbedarf und Textbaustein. In vielen Betrieben werden beide vermischt, sodass eine Preisanpassung ungewollt auch den Leistungsumfang verändert oder umgekehrt eine Textänderung den Preis überschreibt.

Ein praktisches Beispiel aus dem SHK-Bereich sind Servicepauschalen: Heizungswartung, Thermenreinigung, Störungseinsatz außerhalb der regulären Arbeitszeit. Werden diese Positionen nicht als feste Einträge gepflegt, entstehen mit der Zeit unterschiedliche Preise je nach Monteur und Rechnungsschreiber. Kunden mit mehreren Objekten bemerken solche Abweichungen und stellen sie infrage, was Rechnungen verzögert.

Bezug zur Digitalisierung

Preislisten sind eng mit dem Artikelstamm verbunden und sollten nicht daneben als separate Tabelle geführt werden. Parallele Listen sind der häufigste Grund dafür, dass in Angeboten unterschiedliche Preise für dasselbe Material stehen.

Auswertende Verfahren zeigen Preisverläufe über die Zeit, erkennen Artikel mit auffälligen Steigerungen und schlagen Anpassungen der eigenen Verkaufspreise vor. Ebenso lassen sich Positionen identifizieren, deren Verkaufspreis seit Jahren unverändert ist, während die Einkaufspreise gestiegen sind; das ist in vielen Betrieben eine stille Ertragslücke.

Läuft die Preispflege digital statt über ausgedruckte Listen im Fahrzeug, ändert sich vor allem die Durchsetzung. Eine geänderte Pauschale wirkt sofort in jedem neuen Angebot und in der mobilen Rechnungsschreibung, ohne dass alte Ausdrucke weiter im Umlauf sind. Wichtig ist dabei, das Datum der Änderung mitzuführen, damit nachvollziehbar bleibt, welcher Preisstand einem bereits abgegebenen Angebot zugrunde lag.

Praktischer Hinweis: Legen Sie einen festen Termin für die Überprüfung der eigenen Verrechnungssätze fest, mindestens jährlich. Preislisten werden erfahrungsgemäß nicht angepasst, weil niemand zuständig ist, nicht weil die Anpassung schwierig wäre.