Rechnungsausgang digital

Digitaler Rechnungsausgang umfasst den gesamten Weg der Ausgangsrechnung: Erzeugung aus Auftrags- und Leistungsdaten, Prüfung auf Vollständigkeit, Erzeugung des passenden Formats, Versand über den vom Empfänger geforderten Kanal und Übernahme in die Offene-Posten-Verwaltung. Der Papierdruck entfällt, entscheidend ist aber nicht der Wegfall des Drucks, sondern die durchgängige Datenkette.

Im inländischen B2B-Geschäft ist dabei die E-Rechnungspflicht maßgeblich: Rechnungen sind als strukturierter Datensatz nach EN 16931 auszutauschen, nicht als PDF. Für den Versand gelten gestaffelte Übergangsfristen, die vom eigenen Betrieb abhängen und mit dem Steuerberater zu klären sind. Rechnungen an Privatkunden sind von der Pflicht nicht erfasst, dürfen aber ebenfalls elektronisch gestellt werden, wenn der Kunde zustimmt.

Für Handwerksbetriebe kommen je nach Empfängertyp unterschiedliche Wege zusammen. Öffentliche Auftraggeber verlangen meist eine XRechnung über ein Portal mit Leitweg-ID. Größere gewerbliche Auftraggeber nutzen eigene Lieferantenportale oder erwarten ZUGFeRD per E-Mail. Privatkunden erhalten weiterhin ein PDF. Eine Software sollte diese Varianten je Kunde hinterlegen können, damit nicht jedes Mal manuell entschieden wird.

Eine typische Fehlerquelle ist der abweichende Rechnungsempfänger. Bei Bauvorhaben ist der Auftraggeber nicht immer identisch mit dem Empfänger der Rechnung, etwa wenn eine Objektgesellschaft, eine Hausverwaltung oder ein Generalunternehmer dazwischen steht. Wird die Rechnung an die falsche Stelle adressiert, ist sie steuerlich fehlerhaft und muss vollständig neu erstellt werden.

Ebenso zu beachten ist der Nachweis des Zugangs. Beim Versand über ein Portal entsteht eine Eingangsbestätigung, beim Versand per E-Mail nicht zwingend. Da Zahlungsfristen an den Zugang anknüpfen, sollte der Versandweg dokumentiert und die Bestätigung, wo vorhanden, zum Vorgang abgelegt werden.

Bezug zur Digitalisierung

Der größte Effekt entsteht davor, nicht beim Versand. Wenn Aufmaß, Stunden und Material bereits digital am Auftrag hängen, lässt sich die Rechnung aus diesen Daten erzeugen, statt sie neu zusammenzustellen. Damit sinkt die Zeit bis zur Rechnungsstellung, die in vielen Betrieben der eigentliche Liquiditätsbremser ist.

Eine Validierung vor dem Versand prüft, ob alle Pflichtfelder gefüllt und formal korrekt sind. Das verhindert Rückweisungen durch Prüfsysteme der Auftraggeber, die im Zweifel Wochen kosten. Ergänzend können Systeme melden, wenn ein abgeschlossener Auftrag nach einer definierten Frist noch nicht abgerechnet wurde.

Zu beachten ist die Archivierung: Die versendete Rechnung ist im Originalformat aufzubewahren, bei Hybridformaten also einschließlich des eingebetteten Datensatzes. Ein nachträglich erzeugtes PDF erfüllt diese Anforderung nicht.

Zu regeln ist außerdem die Behandlung von Korrekturen. Eine bereits versendete Rechnung wird nicht überschrieben, sondern durch eine Stornorechnung und eine neue Rechnung ersetzt, jeweils mit eigener Nummer und Bezug. Wird stattdessen die ursprüngliche Datei ausgetauscht, entstehen zwei Fassungen derselben Rechnungsnummer, was bei einer Prüfung nicht erklärbar ist.

Vor der Umstellung lohnt eine Bestandsaufnahme der zwanzig wichtigsten Auftraggeber und ihrer jeweiligen Anforderungen an Format und Versandweg. Meist zeigt sich, dass zwei oder drei Varianten den Großteil abdecken.