Rechnungsnummernkreis

Ein Rechnungsnummernkreis ist die Regel, nach der ein Betrieb seine Rechnungsnummern vergibt. Das Umsatzsteuergesetz verlangt eine fortlaufende Nummer, die zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben wird. Fortlaufend bedeutet nicht zwingend lückenlos aufsteigend in einer einzigen Reihe: Zulässig sind mehrere Nummernkreise, etwa je Jahr, je Betriebsteil oder je Rechnungsart, solange die Eindeutigkeit gewährleistet ist.

Im Handwerksbetrieb entstehen Nummernkreise oft ungeplant. Es gibt eine Reihe für Rechnungen aus der Handwerkersoftware, eine weitere für manuell in der Textverarbeitung erstellte Rechnungen und womöglich eine dritte für Barbelege aus einer Kasse. Genau hier entstehen Doppelvergaben, die bei einer Betriebsprüfung auffallen und die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung in Frage stellen.

Besondere Aufmerksamkeit verlangen Abschlagsrechnungen. Jede Abschlagsrechnung ist eine eigene Rechnung mit eigener Nummer, und die Schlussrechnung verweist auf die vorangegangenen Abschläge. Wer Abschläge nur als Zahlungsaufforderungen ohne Nummer behandelt, bekommt Probleme bei der Nachvollziehbarkeit.

Eine typische Fehlerquelle entsteht beim Wechsel der Software. Wird im neuen System die Zählung bei eins begonnen, während im alten bereits vierstellige Nummern vergeben wurden, können Nummern doppelt auftreten, sobald noch eine Nachzügler-Rechnung aus dem Altsystem erstellt wird. Sinnvoll ist deshalb, den neuen Kreis mit einem eindeutigen Präfix oder einem deutlich höheren Startwert zu beginnen und das Altsystem für neue Rechnungen zu sperren.

Ebenso zu regeln sind Gutschriften und Stornierungen. Eine Gutschrift ist ein eigener Beleg mit eigener Nummer und Bezug auf die ursprüngliche Rechnung. Wird stattdessen die alte Rechnung überschrieben oder gelöscht, entsteht eine Lücke, die sich nicht erklären lässt.

Bezug zur Digitalisierung

Softwareseitig sollte die Nummernvergabe automatisch und ohne manuelle Eingriffsmöglichkeit erfolgen. Nach den GoBD muss nachvollziehbar sein, warum eine Nummer nicht belegt ist. Systeme lösen das, indem stornierte Rechnungen als Storno erhalten bleiben statt gelöscht zu werden, sodass keine echten Lücken entstehen.

Sinnvoll ist eine sprechende Struktur, die Jahr und gegebenenfalls Rechnungsart enthält, ohne kundenbezogene Informationen preiszugeben. Bei mehreren Nummernkreisen gehört die Systematik in die Verfahrensdokumentation, damit ein Prüfer die Logik nachvollziehen kann.

Auf Empfängerseite ist die Rechnungsnummer zugleich ein zentrales Prüfmerkmal: Die Doppelzahlungsprüfung vergleicht Lieferant, Nummer, Datum und Betrag. Wer selbst eine saubere Systematik führt, erleichtert seinen Auftraggebern die Bearbeitung und vermeidet Rückfragen.

Im Betrieb sollte außerdem festgelegt sein, wer Rechnungen erstellen darf. Werden Rechnungen sowohl im Büro als auch mobil auf der Baustelle geschrieben, muss das System die Nummernvergabe zentral steuern, auch wenn das Gerät zeitweise ohne Verbindung arbeitet. Andernfalls entstehen bei der Übertragung Kollisionen, die nachträglich bereinigt werden müssen.

Wenn parallel noch außerhalb der Software Rechnungen entstehen, etwa als Word-Dokument für einen Sonderfall, sollte dafür ein eigener, klar abgegrenzter Nummernkreis definiert werden. Besser ist, diese Praxis ganz abzuschaffen.