Rechnungseingang digital

Digitaler Rechnungseingang bedeutet, dass alle Lieferantenrechnungen unabhängig vom Weg an einer definierten Stelle ankommen und von dort in einen einheitlichen Prozess laufen. In der Praxis sind das mehrere Kanäle gleichzeitig: E-Rechnungen als strukturierter Datensatz per E-Mail, PDF-Rechnungen, Papierrechnungen per Post, Belege aus Lieferantenportalen und Barbelege von der Baustelle.

Der erste Schritt ist die Zentralisierung. Solange Rechnungen an persönliche Postfächer einzelner Mitarbeiter gehen, auf Schreibtischen liegen und in Fahrzeugmappen wandern, hilft keine Software. Ein zentrales Rechnungspostfach, das allen Lieferanten mitgeteilt wird, ist die Voraussetzung. Ergänzend braucht es eine App, mit der Belege direkt bei Entstehung erfasst werden.

Seit dem 1. Januar 2025 gilt im inländischen B2B-Geschäft die Pflicht, E-Rechnungen entgegennehmen zu können, und zwar ohne Übergangsfrist. Betriebe müssen also sicherstellen, dass strukturierte Datensätze nicht nur ankommen, sondern auch lesbar verarbeitet und im Originalformat archiviert werden.

Zu unterscheiden ist der Eingangskanal vom Rechnungsformat. Eine PDF-Rechnung per E-Mail ist ein digitaler Eingang, aber keine strukturierte Rechnung; die Daten müssen weiterhin ausgelesen werden. Erst ein strukturierter Datensatz lässt sich ohne Erkennungsschritt verarbeiten. Betriebe, die beides gleichsetzen, erwarten von der Umstellung eine Automatisierung, die das Format nicht hergibt.

Eine typische Fehlerquelle ist der Umweg über einzelne Postfächer. Solange Lieferanten Rechnungen an die vertraute Adresse eines Bauleiters senden, entstehen zwei Wege mit unterschiedlicher Bearbeitungsdauer. Wirksam ist deshalb, den zentralen Eingang aktiv zu kommunizieren und Rechnungen aus anderen Kanälen konsequent an diese Adresse weiterzuleiten, statt sie direkt zu bearbeiten.

Bezug zur Digitalisierung

Nach dem Eingang folgen automatisierbare Schritte: Erkennung des Lieferanten, Übernahme der Rechnungsdaten, Prüfung auf Dopplung, Zuordnung zum Projekt und Weiterleitung an den sachlich Prüfenden. Liegt eine E-Rechnung vor, entfällt die Erkennung. Bei Papier und PDF übernimmt sie das automatische Auslesen.

Ein häufig unterschätzter Punkt ist die Behandlung von Nicht-Rechnungen. In das Rechnungspostfach laufen auch Auftragsbestätigungen, Mahnungen, Lieferavise und Werbung. Eine Klassifizierung vorweg verhindert, dass Mahnungen versehentlich als zweite Rechnung erfasst werden, was eine typische Ursache für Doppelzahlungen ist.

Die Zeitersparnis entsteht weniger beim Erfassen als beim Transport. Wenn eine Rechnung nicht mehr physisch zur Baustelle und zurück wandert, verkürzt sich der Durchlauf von Wochen auf Tage, und Skontofristen werden wieder erreichbar.

Zu regeln ist außerdem die Vertretung im Prüf- und Freigabeprozess. Rechnungen, die auf eine einzelne Person zulaufen, bleiben im Urlaubsfall liegen. Da Skontofristen kurz sind, entsteht daraus ein unmittelbarer finanzieller Nachteil, der sich über das Jahr summiert. Eine hinterlegte Vertreterregelung ist deshalb Bestandteil der Umstellung, nicht eine spätere Ergänzung.

Für die Umstellung empfiehlt sich, zuerst die zwanzig umsatzstärksten Lieferanten auf den zentralen Eingang und, wo möglich, auf strukturierte Rechnungen umzustellen. Sie machen erfahrungsgemäß den Großteil des Belegvolumens aus.