Stundenerfassung per Sprache

Bei der Stundenerfassung per Sprache spricht die erfassende Person ihre Arbeitszeit in ein Mikrofon, statt sie einzutippen. Die Spracherkennung wandelt die Aufnahme in Text um, ein nachgelagerter Schritt zerlegt diesen Text in strukturierte Felder: Datum, Beginn und Ende, Pause, Auftrag und Tätigkeit. Aus dem Satz über den Vormittag auf einer bestimmten Baustelle wird so ein Eintrag, der in die Auftragsverwaltung passt.

Für Handwerksbetriebe ist der Ansatz interessant, weil die Eingabe genau dann stattfinden kann, wenn ohnehin eine Pause im Arbeitsablauf entsteht, etwa im Fahrzeug zwischen zwei Einsätzen. Tastatureingabe scheitert dort an Handschuhen, Schmutz und Blendung. Wer als Elektriker oder im Kundendienst mehrere Einsatzstellen am Tag hat, erfasst per Sprache in wenigen Sekunden, was sonst am Abend rekonstruiert werden müsste.

Vom Begriff der Erfassung per Sprachnotiz unterscheidet sich diese Anwendung durch das Ziel: Dort steht die freie Dokumentation im Vordergrund, hier die Umwandlung in einen abrechnungsfähigen Zeiteintrag mit festen Feldern.

Wo KI ansetzt

Zwei Modelle arbeiten zusammen. Die Spracherkennung muss mit Baustellengeräusch, Dialekt und Fachbegriffen zurechtkommen; hier hilft ein hinterlegtes Vokabular mit den eigenen Auftragsbezeichnungen und Materialbegriffen. Das Sprachmodell ordnet anschließend zu und schlägt den passenden Auftrag vor. Beides kann fehlerhaft sein: Auftragsnummern werden verwechselt, Zeitangaben falsch interpretiert. Der Eintrag muss deshalb vor der Übernahme sichtbar bestätigt werden, idealerweise direkt nach dem Diktat.

Datenschutzrechtlich sind Sprachaufnahmen von Beschäftigten personenbezogene Daten, die zudem Stimmdaten enthalten. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter ist erforderlich, ebenso eine Regelung, wie lange Aufnahmen gespeichert werden. Sinnvoll ist, die Audiodatei nach der Umwandlung und Bestätigung zu löschen und nur den strukturierten Eintrag zu behalten. Besteht ein Betriebsrat, greift die Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG.

Die Einführung sollte mit einer freiwilligen Erprobung beginnen. Nicht alle Beschäftigten diktieren gern, und die Akzeptanz sinkt deutlich, wenn Sprachaufnahmen als Überwachung verstanden werden. Wird die Funktion als zusätzliche Möglichkeit neben der Tastatureingabe angeboten und offen erklärt, was mit den Aufnahmen geschieht, ist die Akzeptanz in der Regel unproblematisch.

Für die Auswertung gilt dieselbe Anforderung wie bei jeder anderen Erfassungsart: Der Eintrag muss dieselben Felder tragen, damit die Daten in Lohnabrechnung und Auftragsauswertung einfließen können. Sprache ist ein Eingabeweg, kein eigener Datenbestand. Wo diese Trennung nicht beachtet wird, entsteht eine zweite Sammlung von Notizen neben der eigentlichen Zeiterfassung.

Praktisch bewährt sich ein kurzer, immer gleicher Satzaufbau. Wenn alle im Betrieb nach demselben Muster diktieren, steigt die Trefferquote der Zuordnung deutlich.