Firmeneigene Wissensbasis

Eine firmeneigene Wissensbasis ist eine geordnete Sammlung der Unterlagen eines Betriebs, die als Grundlage für Auskünfte dient. Dazu zählen Leistungs- und Positionstexte, Kalkulationsgrundsätze, Arbeits- und Sicherheitsanweisungen, Herstellervorgaben, Vertragsmuster, Übergabeprotokolle und Antworten auf wiederkehrende Kundenfragen. Entscheidend ist nicht die Menge, sondern dass die Inhalte geprüft, aktuell und eindeutig einer verantwortlichen Person zugeordnet sind.

Im Handwerk existiert dieses Wissen meist, aber verteilt: im Kopf des Meisters, in Ordnern im Büro, in Textbausteinen der Auftragssoftware, in alten Angeboten. Fällt eine erfahrene Person aus oder geht in den Ruhestand, fehlt der Zugriff. Für neue Mitarbeitende bedeutet dieselbe Streuung, dass sie Antworten durch Nachfragen beschaffen müssen, was Zeit anderer bindet und je nach Auskunftgeber unterschiedlich ausfällt.

Ein Beispiel aus dem Trockenbau: Systemaufbauten für Wände und Decken, zulässige Achsabstände und die zugehörigen Herstellerfreigaben stehen in Unterlagen, die im Betrieb bekannt sind, aber selten an einer Stelle liegen. Wer sie in die Wissensbasis aufnimmt, beantwortet Rückfragen von der Baustelle aus derselben Quelle, aus der auch das Angebot kalkuliert wurde.

Abzugrenzen ist die Wissensbasis vom Dokumentenmanagement. Dieses verwaltet alle Unterlagen eines Vorgangs, auch Einmaliges wie eine einzelne Rechnung. Die Wissensbasis enthält dagegen nur das, was über den Einzelfall hinaus gilt und als Antwortgrundlage taugt. Die Trennung verhindert, dass ein Werkzeug aus einem alten Angebot zitiert, das nie beauftragt wurde, und hält den durchsuchten Bestand klein genug für verlässliche Treffer.

Wo KI ansetzt

Für KI-Werkzeuge ist eine solche Basis der Unterschied zwischen allgemeinen und betrieblich brauchbaren Antworten. Bei einer retrieval-gestützten Antwort sucht das System zuerst in den hinterlegten Dokumenten, übergibt die gefundenen Stellen an das Sprachmodell und lässt die Antwort daraus formulieren. Das Verfahren wird als RAG bezeichnet und beruht technisch auf einer Vektorsuche im Dokumentenbestand, die auch sinnverwandte Formulierungen findet.

Voraussetzung ist eine geklärte Ablagestruktur. Liegen dieselben Unterlagen in mehreren Fassungen auf dem Laufwerk, in der Auftragssoftware und in Mailpostfächern, übernimmt das System diese Unklarheit und antwortet je nach gefundener Stelle unterschiedlich. Vor dem Aufbau lohnt daher die Festlegung, welche Ablage die führende ist.

Der Aufbau beginnt sinnvollerweise klein. Zwanzig geprüfte Dokumente, die häufige Fragen abdecken, bringen mehr als ein ungefilterter Import des gesamten Laufwerks, in dem veraltete Preislisten und verworfene Entwürfe liegen. Für jedes Dokument sollten Stand und Zuständigkeit vermerkt sein, damit erkennbar bleibt, was noch gilt. Ebenso gehört geklärt, welche Unterlagen personenbezogene Daten enthalten und wer auf sie zugreifen darf.

Praktisch bewährt hat sich ein fester Pflegerhythmus: einmal im Quartal durchsehen, überholte Fassungen entfernen, neue Vorgaben aufnehmen. Ohne diese Pflege sinkt die Qualität der Antworten schleichend, weil das System zuverlässig aus Dokumenten zitiert, die niemand mehr für gültig hält. Wie sich daraus eine dauerhaft nutzbare Ablage entwickelt, beschreibt der Begriff Wissensdatenbank im Betrieb.