Revisionssichere Archivierung

Revisionssichere Archivierung beschreibt eine Ablage, die den Anforderungen der Finanzverwaltung an die Aufbewahrung steuerrelevanter Unterlagen genügt. Die Kernanforderungen ergeben sich aus den GoBD: Belege müssen vollständig, richtig, geordnet, unveränderbar und über die gesamte Frist les- und auswertbar bleiben. Änderungen dürfen möglich sein, müssen aber protokolliert werden, sodass der ursprüngliche Zustand nachvollziehbar bleibt.

Ein Ordner mit PDF-Dateien auf einem Netzlaufwerk erfüllt das nicht, weil Dateien überschrieben, verschoben und gelöscht werden können, ohne Spuren zu hinterlassen. Ebenso wenig genügt ein Cloud-Speicher ohne Versionierung und Zugriffsprotokoll. Erforderlich ist ein System, das jede Ablage mit Zeitstempel und Benutzer festhält und den Originalzustand bewahrt.

Für Handwerksbetriebe kommen einige belegtypische Besonderheiten hinzu. Eine erhaltene E-Rechnung ist im Originalformat aufzubewahren, bei Hybridformaten also einschließlich des eingebetteten Datensatzes. Wird sie beim Import in eine Bilddatei umgewandelt, ist die Anforderung verletzt. Fotos aus der Baustellendokumentation, Aufmaßprotokolle und Stundenaufzeichnungen können ebenfalls steuerrelevant sein, wenn sie Grundlage von Abrechnung oder Lohn sind.

Abzugrenzen ist die revisionssichere Archivierung von der Datensicherung. Ein Backup schützt vor Verlust, erfüllt aber keine Anforderung an Unveränderbarkeit und Protokollierung, weil sich Sicherungen zurückspielen und Bestände damit überschreiben lassen. Beides wird im Betrieb häufig gleichgesetzt, mit der Folge, dass ein Prüfer nach nachvollziehbaren Änderungsständen fragt und nur ein Sicherungsband vorfindet.

Eine typische Fehlerquelle ist die parallele Ablage. Wird ein Beleg zusätzlich im Projektordner auf dem Netzlaufwerk gespeichert, entstehen zwei Fassungen, von denen nur eine geführt wird. Bei Rückfragen zirkuliert erfahrungsgemäß die frei zugängliche Kopie, während die archivierte Fassung unbeachtet bleibt. Eine eindeutige führende Ablage ist deshalb Teil der Anforderung.

Bezug zur Digitalisierung

Ein DMS oder eine Archivfunktion in der Handwerkersoftware übernimmt diese Aufgaben: unveränderbare Ablage, Volltextsuche, Verknüpfung mit Vorgang und Projekt, Protokollierung von Zugriffen und Aufbewahrungsfristen mit Löschvorschlag nach Ablauf.

Ein zweiter, oft übersehener Punkt ist die Lesbarkeit über die gesamte Frist. Dateiformate und Software ändern sich. Wer Belege in einem proprietären Format eines Anbieters speichert, sollte vertraglich klären, wie ein Export aussieht und in welchem Format er erfolgt. Ein Testexport zeigt schnell, ob die Daten außerhalb des Systems noch verwertbar sind.

Werden Papierbelege gescannt und die Originale vernichtet, braucht dieses ersetzende Scannen einen dokumentierten Ablauf mit Zuständigkeiten, Qualitätskontrolle und Vernichtungsregel. Dieser Ablauf gehört in die Verfahrensdokumentation.

Zu regeln ist außerdem der Zugriff nach dem Ausscheiden von Mitarbeitenden und nach dem Ende von Vertragsbeziehungen. Aufbewahrungsfristen laufen weiter, unabhängig davon, wer den Beleg erstellt hat. Zugriffsrechte, Vertretungen und die Zuständigkeit für Archivfragen sollten deshalb an Rollen hängen und nicht an einzelnen Personen.

Beim Wechsel eines Softwareanbieters ist die Archivfrage vorab zu klären, nicht bei der Kündigung. Aufbewahrungsfristen laufen deutlich länger als übliche Vertragslaufzeiten.