Schlussrechnung

Die Schlussrechnung schließt die Abrechnung eines Auftrags ab. Sie erfasst die gesamte erbrachte Leistung einschließlich Nachträgen, weist den Gesamtbetrag aus und zieht alle bereits gestellten Abschlagsrechnungen ab. Der verbleibende Betrag ist die Restforderung. Bei VOB-Verträgen ist die Schlussrechnung an weitere Voraussetzungen geknüpft, insbesondere an die Prüffähigkeit, und ihre Erteilung setzt Fristen für die Prüfung durch den Auftraggeber in Gang.

Prüffähigkeit ist der zentrale Begriff. Eine Schlussrechnung muss so aufgebaut sein, dass der Auftraggeber die abgerechneten Mengen und Preise ohne unzumutbaren Aufwand nachvollziehen kann. Dazu gehören eine Gliederung entlang des Leistungsverzeichnisses, nachvollziehbare Aufmaßunterlagen, die klare Kennzeichnung von Nachträgen und die Aufstellung der Abschlagszahlungen. Fehlt diese Nachvollziehbarkeit, kann der Auftraggeber die Prüfung verweigern, und die Fälligkeit tritt nicht ein.

Für Handwerksbetriebe ist die Schlussrechnung häufig die kritischste Stelle im Projekt. Sie entsteht am Ende, wenn die Beteiligten bereits auf der nächsten Baustelle sind, und stützt sich auf Unterlagen, die über Monate verteilt entstanden sind. Fehlende Aufmaßblätter, nicht dokumentierte Nachträge und Stundenlohnzettel ohne Gegenzeichnung führen zu Kürzungen, die sich nachträglich kaum durchsetzen lassen.

Eine typische Fehlerquelle sind Stundenlohnarbeiten ohne gegengezeichneten Nachweis. Regieleistungen werden auf Zuruf ausgeführt, die Stundenzettel aber erst mit der Schlussrechnung vorgelegt. Zu diesem Zeitpunkt kann der Auftraggeber die Angaben nicht mehr überprüfen und kürzt sie regelmäßig. Wirksam ist die zeitnahe Vorlage und Gegenzeichnung, üblicherweise wöchentlich, unabhängig davon, wann abgerechnet wird.

Bezug zur Digitalisierung

Wenn Aufmaße, Stundennachweise, Bautagebuch und Nachtragsvereinbarungen laufend digital am Projekt hängen, ist die Schlussrechnung im Wesentlichen eine Zusammenstellung vorhandener Daten statt einer Rekonstruktion. Das verkürzt die Zeit bis zur Rechnungsstellung erheblich, was direkt auf die Liquidität wirkt.

Softwareseitig lässt sich prüfen, ob alle Positionen des Leistungsverzeichnisses abgerechnet wurden, ob Abschläge vollständig verrechnet sind und ob zu jeder abgerechneten Menge ein Aufmaßbeleg existiert. KI-gestützte Verfahren können aus Bautagebuch und Kommunikation Hinweise auf beauftragte, aber nicht abgerechnete Zusatzleistungen finden und zur Prüfung vorlegen.

Für den B2B-Bereich gilt die Schlussrechnung wie jede andere Rechnung: Sie fällt unter die Regelungen zur E-Rechnung und ist als strukturierter Datensatz auszutauschen, sobald der Versand für den Betrieb verpflichtend ist.

Zu beachten ist außerdem die Bindungswirkung der Schlussrechnung. Wer eine Position vergisst oder eine Menge zu niedrig ansetzt, kann das später nur eingeschränkt korrigieren. Eine interne Kontrolle durch eine zweite Person vor dem Versand ist deshalb sinnvoll, insbesondere bei umfangreichen Verzeichnissen mit vielen Nachträgen.

Ein wirksamer Ablauf ist, die Schlussrechnung unmittelbar nach der Abnahme zu erstellen und Nachträge nicht bis zum Schluss zu sammeln, sondern jeweils zeitnah schriftlich bestätigen zu lassen.