Skontofrist automatisch überwachen

Die automatische Überwachung der Skontofrist bedeutet, dass ein System aus den Zahlungsbedingungen einer Eingangsrechnung das Skontodatum errechnet, den Vorgang entsprechend priorisiert und rechtzeitig zur Zahlung vorschlägt. Grundlage sind die auf der Rechnung genannten Bedingungen oder die im Lieferantenstamm hinterlegte Vereinbarung.

Der wirtschaftliche Hebel ist erheblich, weil Skonto auf den Zeitraum bezogen eine hohe Verzinsung darstellt. Verfällt es, zahlt der Betrieb faktisch für einen kurzen Zahlungsaufschub, den er meist gar nicht braucht. In Handwerksbetrieben mit hohem Materialanteil summiert sich das über ein Jahr spürbar.

Verloren geht Skonto in der Praxis fast nie an der Zahlung, sondern an der Prüfung. Die Rechnung liegt beim Bauleiter, der sie erst am Wochenende sichtet, oder sie wandert physisch zur Baustelle und zurück. Bis die sachliche Freigabe vorliegt, ist die Frist abgelaufen. Genau deshalb ist die Skontoüberwachung kein Buchhaltungsthema, sondern ein Frage der Durchlaufzeit im Eingangsrechnungs-Workflow.

Zu beachten ist, ab wann die Frist läuft. Maßgeblich ist in der Regel das Rechnungsdatum, nicht der Tag, an dem die Rechnung im Betrieb ankommt. Bei Rechnungen, die mit mehreren Tagen Verzögerung eintreffen, ist ein Teil der Frist bereits verstrichen, bevor die Prüfung beginnt. Ein zentraler elektronischer Eingang verkürzt genau diesen unbemerkten Verlust.

Ebenso relevant ist die Behandlung strittiger Rechnungen. Wird eine Rechnung wegen einer Mengenabweichung zurückgehalten, sollte sie aus der Skontopriorisierung genommen und einer Klärung zugewiesen werden. Andernfalls erscheint sie im Vorschlag weiterhin als vorrangig, und es besteht die Gefahr, dass sie zur Fristwahrung vollständig bezahlt wird, obwohl ein Teilbetrag strittig ist.

Bezug zur Digitalisierung

Technisch besteht die Lösung aus drei Bausteinen. Erstens der Erkennung der Zahlungsbedingungen: Bei einer E-Rechnung stehen sie als strukturiertes Feld zur Verfügung, bei Papierrechnungen müssen sie ausgelesen werden. Zweitens der Priorisierung: Rechnungen mit nahender Skontofrist werden im Prüfstapel vorgezogen und mit Frist an den Prüfer gesendet, der sie per Freigabe per App mobil erledigen kann. Drittens der Steuerung des Zahllaufs: Der Zahlungsvorschlag berücksichtigt Skontodaten statt starrer Zahlungstermine.

Ergänzend lässt sich eine Regel definieren, nach der abweichungsfreie Rechnungen unterhalb einer Wertgrenze automatisch freigegeben werden. Ein Beleg über einen kleinen Betrag, der Bestellung und Lieferschein exakt entspricht, muss nicht auf die Rückkehr des Bauleiters warten.

Sinnvoll ist außerdem eine Auswertung, die verfallenes Skonto sichtbar macht, aufgeschlüsselt nach Lieferant und Ursache. Häufig zeigt sich, dass wenige Prüfer oder wenige Lieferanten den Großteil ausmachen, womit die Korrektur gezielt möglich wird.

Zu klären ist außerdem, ob Skonto überhaupt vereinbart ist. In einigen Fällen wird es auf der Rechnung ausgewiesen, obwohl der Rahmenvertrag eine andere Regelung enthält, in anderen Fällen umgekehrt. Die im Lieferantenstamm hinterlegte Vereinbarung sollte deshalb regelmäßig mit den tatsächlichen Konditionen abgeglichen werden, insbesondere nach Preisverhandlungen.

Zu klären bleibt die Liquiditätsseite: Skonto zu ziehen lohnt nur, wenn die Mittel verfügbar sind. Die Entscheidung gehört deshalb mit der Liquiditätsvorschau zusammengeführt.