Skontoüberwachung

Skontoüberwachung umfasst beide Seiten des Zahlungsverkehrs. Auf der Eingangsseite geht es darum, gewährte Skonti tatsächlich zu nutzen. Auf der Ausgangsseite geht es darum zu kontrollieren, ob Kunden Skonto abgezogen haben, obwohl die Frist überschritten war oder gar kein Skonto vereinbart wurde.

Der zweite Fall wird in Handwerksbetrieben regelmäßig unterschätzt. Größere Auftraggeber ziehen Skonto teils pauschal ab, auch wenn die Zahlung verspätet erfolgt. Solche Abzüge bleiben als kleine Restbeträge in der Offenen-Posten-Liste stehen und werden aus Aufwandsgründen ausgebucht. In der Summe ergibt sich daraus über ein Jahr ein spürbarer Betrag, der nie verhandelt wurde.

Auf der Eingangsseite ist die Frage weniger die Überwachung als die Durchlaufzeit. Skonto verfällt fast immer, weil die sachliche Prüfung zu lange dauert, nicht weil die Buchhaltung den Termin übersieht. Die Überwachung deckt dieses Muster aber auf und macht sichtbar, an welcher Stelle Zeit verloren geht.

Eine typische Fehlerquelle auf der Ausgangsseite ist die unklare Vereinbarung. Steht im Angebot ein Zahlungsziel, in der Rechnung eine Skontoregelung und im Bauvertrag des Auftraggebers eine dritte Variante, wird der Kunde die für ihn günstigste anwenden. Die Zahlungsbedingungen sollten deshalb bereits im Angebot stehen und in Auftragsbestätigung und Rechnung wortgleich wiederholt werden.

Ebenso zu beachten ist die Bezugsgröße des Abzugs. Skonto wird üblicherweise auf den Rechnungsbetrag ohne bereits geleistete Abschläge und ohne Nachlässe berechnet. Bei Bauleistungen mit mehreren Abschlägen entstehen daraus regelmäßig Differenzen, die keine Absicht sind, sondern aus unterschiedlichen Rechenwegen resultieren.

Bezug zur Digitalisierung

Auf der Ausgangsseite ist der automatische Bankabgleich der Schlüssel. Er ordnet Zahlungseingänge den offenen Posten zu und erkennt Unterzahlungen. Statt Restbeträge einzeln zu bewerten, lässt sich eine Regel definieren: Abzug innerhalb der Frist wird als Skonto ausgebucht, Abzug nach Ablauf der Frist erzeugt eine Nachforderung oder zumindest einen Hinweis zur Klärung.

Auf der Eingangsseite kombiniert sich die Überwachung mit der automatischen Fristüberwachung und der Priorisierung im Prüfprozess. Auswertungen zeigen je Lieferant, wie viel Skontopotenzial bestand und wie viel davon genutzt wurde.

Bei der Bewertung sollte die Liquidität berücksichtigt werden. Skonto zu ziehen ist wirtschaftlich sinnvoll, setzt aber verfügbare Mittel voraus. Eine Verknüpfung mit der Liquiditätsplanung verhindert, dass Skonto auf Kosten des Kontokorrents gezogen wird, ohne dass jemand die Kosten gegenrechnet.

Zu klären ist außerdem die Zuständigkeit für die Nachforderung unberechtigt gezogener Abzüge. Wird sie niemandem zugewiesen, unterbleibt sie, weil die Einzelbeträge klein sind und der Kontakt unangenehm ist. Sinnvoll ist eine feste monatliche Durchsicht mit einer standardisierten, sachlichen Anschrift, die den Vorgang von der persönlichen Ebene löst.

Als Einstieg lohnt eine einmalige Auswertung des vergangenen Jahres: verfallenes Skonto auf der Eingangsseite und unberechtigt gezogenes Skonto auf der Ausgangsseite. Beide Zahlen sind meist überraschend hoch und begründen den Aufwand für den Prozess.