GoBD

GoBD steht für die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Es handelt sich um ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums, also um Verwaltungsauffassung, nicht um ein Gesetz. Für die Betriebsprüfung ist diese Auffassung dennoch der Maßstab.

Die zentralen Anforderungen lassen sich auf wenige Grundsätze verdichten: Aufzeichnungen müssen nachvollziehbar und nachprüfbar sein, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar. Jede Buchung muss sich vom Beleg zur Buchung und zurück verfolgen lassen. Änderungen dürfen vorgenommen werden, müssen aber protokolliert sein, sodass der ursprüngliche Inhalt weiterhin erkennbar bleibt.

Für Handwerksbetriebe folgen daraus konkrete Konsequenzen. Ein Angebot oder eine Rechnung, die in einer Tabellenkalkulation erstellt und jederzeit überschreibbar ist, erfüllt die Unveränderbarkeit nicht. Ebenso wenig ein Ordner mit PDF-Dateien auf dem Bürorechner, in dem Dateien ersetzt werden können. Auch Vorsysteme sind erfasst: Zeiterfassung, Kassensystem, Aufmaßprogramm und Warenwirtschaft gelten als steuerrelevant, wenn ihre Daten in die Buchführung einfließen.

Zu beachten ist der Umfang der einbezogenen Systeme. Nicht nur die Buchhaltung ist betroffen, sondern jedes Vorsystem, dessen Daten in die Buchführung einfließen. Dazu zählen im Handwerk auch Aufmaß- und Zeiterfassungsprogramme, deren Werte in Rechnungen münden. Werden dort Daten nachträglich verändert, ohne dass die Änderung erkennbar bleibt, betrifft das die Ordnungsmäßigkeit insgesamt.

Bezug zur Digitalisierung

Praktisch heißt GoBD-Konformität, dass Belege in einem System liegen, das Änderungen historisiert und eine revisionssichere Archivierung sicherstellt. Erhaltene E-Rechnungen sind im Originalformat zu speichern, also der strukturierte Datensatz und nicht nur eine Bildschirmdarstellung.

Ebenso verlangt sind Ordnung und Beschreibung des Verfahrens. Die Verfahrensdokumentation hält fest, welche Systeme eingesetzt werden, wie Belege in den Betrieb gelangen, wer sie erfasst, wie sie archiviert werden und wie das ersetzende Scannen von Papierbelegen abläuft. Ohne diese Beschreibung ist eine ansonsten saubere digitale Buchhaltung in der Prüfung schwer zu verteidigen.

Beim Einsatz von KI-Funktionen in der Buchhaltung ändert sich an den Grundsätzen nichts. Ein automatisch erzeugter Buchungsvorschlag ist wie jede andere Buchung zu dokumentieren; nachvollziehbar bleiben muss, wer ihn bestätigt hat.

Ein Beispiel aus einem Malerbetrieb: Stundennachweise werden mobil erfasst und im Büro korrigiert, weil Buchungen fehlten. Bleibt die Korrektur als solche erkennbar, ist der Vorgang unproblematisch. Wird der ursprüngliche Wert überschrieben, fehlt der Nachweis, wie die abgerechnete Stundenzahl zustande kam.

Ein pragmatischer Einstieg: Softwareanbieter nach einer GoBD-Testat- oder Verfahrensbeschreibung fragen und diese Unterlagen der eigenen Verfahrensdokumentation beilegen. Sie ersetzt die eigene Beschreibung nicht, verkürzt sie aber erheblich.