Strukturierte Rechnungsdaten

Strukturierte Rechnungsdaten sind Rechnungsinhalte, die in eindeutig benannten Feldern vorliegen. Der Betrag steht nicht irgendwo im Dokument, sondern in einem Feld, das als Gesamtbetrag definiert ist. Die Steuerkategorie ist ein codierter Wert, nicht ein Satz im Fließtext. Grundlage im europäischen Raum ist das semantische Datenmodell der EN 16931.

Der Gegensatz dazu sind unstrukturierte Belege: Papier, Scan oder gewöhnliches PDF. Dort steht dieselbe Information zwar auch, aber eine Software muss sie erst durch Texterkennung und Interpretation gewinnen, mit entsprechender Fehlerquote. Genau das ist der Unterschied zwischen einer E-Rechnung und einer per Mail versendeten PDF-Rechnung.

Für Handwerksbetriebe hat das konkrete Folgen im Tagesgeschäft. Bei einer strukturierten Rechnung kann das System sofort prüfen, ob die Positionen zur Bestellung passen, ob die Rechnung bereits erfasst wurde, wann die Skontofrist endet und welchem Projekt die Positionen zuzuordnen sind. Bei einer PDF-Rechnung muss all das erst rekonstruiert werden.

Eine praktische Grenze liegt in der Zuordnung zum Projekt. Auch eine vollständig strukturierte Rechnung enthält nicht zwingend die Angabe, für welche Baustelle geliefert wurde. Wird die Projektnummer nicht bereits bei der Bestellung als Referenz mitgegeben und vom Lieferanten in der Rechnung zurückgeliefert, muss sie weiterhin manuell ergänzt werden. Diese Referenz zu vereinbaren ist deshalb wirksamer als jede Verbesserung der Erkennung.

Ebenso zu beachten sind uneinheitliche Einheiten. Werden Materialien einmal als Stück, einmal als Gebinde und einmal als Meter geführt, sind Preisvergleiche über die Zeit trotz strukturierter Daten irreführend. Eine Normierung im eigenen Artikelstamm ist die Voraussetzung dafür, dass die gewonnene Auswertbarkeit tatsächlich nutzbar wird.

Bezug zur Digitalisierung

Der Nutzen zeigt sich nicht bei einer einzelnen Rechnung, sondern in der Menge. Ein Betrieb mit mehreren hundert Eingangsrechnungen im Monat spart nicht nur Erfassungszeit, sondern gewinnt Auswertbarkeit: Materialpreise lassen sich über Lieferanten und Zeit vergleichen, weil Artikel und Einheiten als Felder vorliegen. Diese Preisentwicklung ist im Baustoffbereich ein realer Kalkulationsfaktor.

Zu beachten ist der Detailgrad. Nicht jede E-Rechnung enthält Positionsdaten. Manche Rechnungen führen nur Summen, was für die Buchung reicht, für den Positionsabgleich aber nicht. Wer Materialpreise auswerten oder Rechnungen automatisch gegen Lieferscheine prüfen will, sollte mit den wichtigsten Lieferanten klären, ob Positionsdaten übertragen werden.

Für die eigene Ausgangsseite gilt dasselbe umgekehrt: Auftraggeber mit automatisierter Prüfung erwarten vollständige Positionsdaten mit korrekten Einheiten und Steuerkategorien. Rechnungen, die alles in eine Sammelposition packen, führen zu Rückfragen.

Zu klären ist außerdem der Umgang mit Anlagen. Stundenzettel, Aufmaßblätter und Nachweise werden häufig als zusätzliche Dokumente beigefügt. Ob und wie ein Format solche Anhänge transportiert und ob der Empfänger sie verarbeitet, sollte bei Auftraggebern mit automatisierter Prüfung vorab geklärt werden, damit Nachweise nicht auf einem getrennten Weg nachgereicht werden müssen.

Beim Softwarevergleich ist die konkrete Frage nicht, ob E-Rechnung unterstützt wird, sondern welche Felder tatsächlich erzeugt und beim Empfang übernommen werden. Ein System, das eingehende XML-Daten nur zur Anzeige bringt und danach verwirft, liefert keinen der beschriebenen Vorteile.