Stundenfreigabe durch den Vorarbeiter

Die Stundenfreigabe ist der Prüfschritt zwischen Erfassung und Weiterverarbeitung. Der Vorarbeiter, Polier oder Bauleiter sieht die erfassten Zeiten seiner Kolonne durch, prüft die Zuordnung zu Aufträgen und Tätigkeiten, klärt Auffälligkeiten und gibt die Daten anschließend frei. Erst danach gehen sie in die Lohnvorbereitung und in die Auftragsauswertung ein.

Der Schritt ist wichtig, weil auf der Baustelle Fehler entstehen, die im Büro nicht mehr aufklärbar sind. Ein Trupp bucht auf die falsche Auftragsnummer, weil zwei Bauabschnitte ähnlich heißen. Eine Wartezeit wird als Ausführung erfasst. Ein kurzfristiger Einsatz auf einer anderen Baustelle wird vergessen. Die Person, die den Tag mit erlebt hat, erkennt diese Punkte innerhalb von Minuten; die Lohnbuchhaltung kann es Wochen später nicht mehr. Das gilt besonders bei Kolonnen im Rohbau oder im Straßenbau, wo mehrere Personen gemeinsam auf wechselnden Abschnitten arbeiten.

Bezug zur Digitalisierung

Digital wird die Freigabe zu einem definierten Status. Ein Eintrag ist erfasst, geprüft oder freigegeben, Änderungen nach der Freigabe sind protokolliert. Damit ist nachvollziehbar, wer welche Zeit wann bestätigt hat, was den Anforderungen an eine verlässliche Aufzeichnung entgegenkommt. Ein Korrekturworkflow regelt, wie Änderungen zustande kommen, ohne dass Werte stillschweigend überschrieben werden.

Vorgeschaltete Prüfungen entlasten den Vorarbeiter. Eine automatische Plausibilitätsprüfung markiert Tage ohne Pause, Buchungen auf abgeschlossene Aufträge, Zeiten außerhalb des geplanten Einsatzortes oder ungewöhnlich lange Schichten. Statt alle Einträge zu lesen, prüft die Führungskraft dann gezielt die markierten Fälle. Automatisch erzeugte Hinweise sind Vorschläge, keine Bewertungen; eine Auswertung, die Beschäftigten Leistungsbewertungen zuweist, wäre nach Anhang III des EU AI Act als Hochrisikoanwendung einzuordnen und ist für die Freigabe nicht erforderlich.

Zu regeln ist außerdem, was bei Abwesenheit der freigebenden Person geschieht. Ohne Vertretungsregelung stauen sich Einträge während Urlaubs- oder Krankheitszeiten und werden anschließend pauschal freigegeben, womit der Prüfschritt seinen Zweck verliert. Eine hinterlegte Vertretung mit denselben Rechten löst das Problem ohne zusätzlichen Aufwand.

Sinnvoll ist außerdem, den Umfang der Prüfung realistisch zu halten. Der Vorarbeiter kann Zuordnung und Plausibilität beurteilen, nicht aber lohnsteuerliche oder tarifliche Fragen. Diese gehören in die Lohnabrechnung. Eine klare Aufgabenteilung verhindert, dass der Prüfschritt entweder überfrachtet wird oder aus Unsicherheit ganz entfällt.

Praktisch entscheidend ist der Rhythmus. Eine tägliche oder spätestens wöchentliche Freigabe funktioniert, eine monatliche nicht, weil die Erinnerung fehlt. Sinnvoll ist außerdem, die Freigabe auf dem Gerät zu ermöglichen, das der Vorarbeiter ohnehin dabeihat, statt sie an einen Bürorechner zu binden.