Stundenzettel-App

Eine Stundenzettel-App ist eine Anwendung auf dem Smartphone oder Tablet, mit der Beschäftigte ihre Arbeitszeit unmittelbar am Einsatzort erfassen. Typische Funktionen sind das Starten und Beenden der Zeit per Schaltfläche, die Auswahl von Auftrag und Tätigkeit aus hinterlegten Listen, die Erfassung von Pausen und Fahrzeiten sowie die Möglichkeit, Fotos oder Notizen anzuhängen. Die Daten laufen anschließend in die Auftragsverwaltung und in die Lohnvorbereitung.

Der Unterschied zur allgemeinen mobilen Zeiterfassung liegt in der Ausrichtung: Die App bildet das gewohnte Formular des Betriebs nach und ist auf den täglichen Einzeleintrag zugeschnitten, während mobile Zeiterfassung den technischen Ansatz insgesamt beschreibt. In der Praxis überschneiden sich beide stark, weil dieselbe Anwendung meist beides leistet.

Bezug zur Digitalisierung

Für die Einführung entscheidet weniger der Funktionsumfang als die Bedienbarkeit unter realen Bedingungen. Auf der Baustelle wird mit Handschuhen, bei Sonnenlicht und oft ohne stabile Netzverbindung gearbeitet. Eine App, die offline erfasst und später synchronisiert, ist deshalb praktisch wichtiger als eine umfangreiche Auswertungsfunktion. Ebenso zählt die Länge der Auswahllisten: Wer aus zweihundert Auftragsnummern scrollen muss, gibt nach wenigen Tagen auf.

Datenschutzrechtlich sind Arbeitszeitdaten personenbezogene Daten von Beschäftigten. Der Anbieter verarbeitet sie im Auftrag des Betriebs, ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist erforderlich. Zusatzfunktionen wie Standortabfrage sollten nur eingeschaltet werden, wenn sie tatsächlich benötigt werden; eine dauerhafte Ortung von Beschäftigten ist regelmäßig unverhältnismäßig. Besteht ein Betriebsrat, ist die Einführung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig.

Bei der Auswahl lohnt der Blick auf die Anschlussfähigkeit. Eine App, die Zeiten sauber erfasst, aber keine Schnittstelle zur eingesetzten Handwerkersoftware oder zur Lohnabrechnung bietet, verlagert die Übertragungsarbeit nur vom Zettel in den Export. Sinnvoll ist deshalb, vor der Entscheidung zu klären, in welchem Format die Daten herausgehen und ob der Lohnabrechnung oder dem Steuerberater dieses Format genügt. Ebenso wichtig ist die Frage, wie sich Aufträge und Baustellen in die App gelangen: Werden sie manuell gepflegt, entsteht ein zweiter Pflegeaufwand neben der Auftragsverwaltung.

Für die Einführung hilft eine schrittweise Reihenfolge: zuerst nur die reine Zeiterfassung, danach die Auftragszuordnung, zuletzt Zusatzfunktionen wie Materialerfassung oder Fotodokumentation. Wer alles gleichzeitig einführt, überfordert die Anwender und erhält Daten, die in mehreren Feldern lückenhaft sind.

Sinnvoll ist ein Pilotbetrieb mit einer Kolonne über einige Wochen, bevor der ganze Betrieb umgestellt wird. Dabei zeigt sich schnell, welche Eingaben zu umständlich sind. Eine Übersicht gängiger Lösungen und Auswahlkriterien steht im Ratgeber Stundenzettel-App.