Wissensdatenbank im Betrieb

Eine Wissensdatenbank im Betrieb ist eine geordnete, durchsuchbare Sammlung des Wissens, das für die tägliche Arbeit gebraucht wird. Dazu gehören Arbeitsanweisungen, Montagehinweise, Standardtexte für Angebote, Checklisten für Abnahmen, Ansprechpartner bei Lieferanten, Erfahrungswerte zu Aufbauten und Materialien sowie Antworten auf wiederkehrende Kundenfragen.

In Handwerks- und Baubetrieben existiert dieses Wissen fast immer, aber personengebunden. Der Meister weiß, welcher Untergrund welche Grundierung braucht, welcher Großhändler kurzfristig liefert und wie mit einem bestimmten Auftraggeber üblicherweise abgerechnet wird. Geht er in Rente oder ist er im Urlaub, ist das Wissen nicht verfügbar. Bei Fachkräftemangel und häufiger wechselnden Mitarbeitern wird dieser Zustand zum betrieblichen Risiko, nicht nur zum Komfortproblem.

Zu unterscheiden ist die Wissensdatenbank vom DMS. Das Dokumentenmanagement verwaltet Schriftstücke in ihrer Originalform, meist projektbezogen. Die Wissensdatenbank enthält aufbereitetes, allgemein gültiges Wissen, das nicht an ein einzelnes Bauvorhaben gebunden ist. Beide ergänzen sich: Aus zwanzig Bauvorhaben entsteht ein Erfahrungswert, der in die Wissensdatenbank gehört.

Der Aufbau scheitert selten an der Technik, sondern an der Pflege. Wissen entsteht im Tagesgeschäft, wird dort aber nicht aufgeschrieben, weil die Baustelle weiterläuft. Bewährt hat sich, das Festhalten an ohnehin bestehende Anlässe zu koppeln: nach einer Abnahme, nach einer Reklamation, nach dem Abschluss eines ungewöhnlichen Bauvorhabens. Ein kurzer Eintrag zu dem, was anders lief als geplant, ist wertvoller als ein umfangreiches Handbuch, das einmal geschrieben und nie wieder angefasst wird.

Wo KI ansetzt

Der klassische Schwachpunkt solcher Sammlungen ist die Suche. Wer nicht weiß, unter welchem Stichwort etwas abgelegt wurde, findet es nicht, und was nicht gefunden wird, wird nicht gepflegt. Hier setzt KI an: Über semantische Suche und eine retrieval-gestützte Antwort lässt sich in natürlicher Sprache fragen, und das System antwortet aus den eigenen Inhalten mit Verweis auf die Fundstelle. Aus der abgelegten Sammlung wird damit eine firmeneigene Wissensbasis, die auch der neue Geselle auf der Baustelle über das Smartphone nutzen kann.

Voraussetzung bleibt die inhaltliche Qualität. Ein System, das auf einer Sammlung veralteter Anweisungen antwortet, verbreitet veraltete Anweisungen schneller als vorher. Jeder Eintrag braucht einen Verantwortlichen und ein Datum der letzten Prüfung.

Praktischer Hinweis: Der Einstieg gelingt am ehesten über die Fragen, die im Betrieb täglich gestellt werden. Wer eine Woche lang mitschreibt, was Monteure im Büro anrufen und fragen, hat den Inhaltsplan der ersten Fassung bereits beisammen.